ビル管理の新常識！法令点検業務の効率化を目指すDX推進

ビル管理業務の負担を軽減するDXの役割

現在、ビル管理に従事する多くの専門家が直面しているのは、法令点検の業務負担です。最近行ったアンケートでは、ビル管理従事者120名が挙げた負担の大きい業務のトップ3に、法令点検やその付帯業務が含まれていることが明らかになりました。これらの業務は「報告書作成」や「事前準備」といった一見補助的な作業が多く、実際には多くの時間と労力を要します。特に、兼任でビル管理を担当する総務の方々は、その負担が大きく、本来の業務に費やすべき時間が圧迫される結果となってしまうのです。

法令点検報告書の管理の複雑さ

法令点検に付随する業務の中で、最も多くの担当者が頭を悩ませているのが「報告書の管理」です。報告書様式の不一致が、業務の効率を下げている主な要因です。業者ごとに提出形式が異なるため、書式の確認や保管、情報の整理が煩雑になり、結果として「報告書がどこにあるのか分からない」といった状況を引き起こすことも珍しくありません。こうした管理の煩雑さは、緊急時に重要な情報を迅速に取り出せないリスクを高め、法的なリスクにも直結します。

業者選定で考慮すべきポイント

ビル管理業務において業者を選ぶ際、重要視されるのは「コスト」と「企業の信頼性」です。しかし、効率化と情報管理の精度向上に繋がる「最新技術への対応力」が軽視されている現状もあります。例として、クラウドを活用した報告書の共有やオンラインでの点検進捗確認、現場でのモバイル端末利用は、業務の負担を軽減しつつ管理の質を向上させるための有効な手段です。目先のコストを意識するあまり、将来的な負担を増やしてしまう可能性もあるため注意が必要です。

DX（デジタルトランスフォーメーション）の重要性

業務効率化に効果的な手段として、約半数のアンケート回答者が「専用の点検ソフトウェア」を上げる結果となりました。これらのツールはデータ入力や保存の簡便化だけでなく、現場からリアルタイムで情報を入力し、報告書作成を大幅に短縮する役目を果たします。現在のビル管理では、必要な情報をタイムリーにアクセスできる仕組みが求められています。

特に、タブレットやスマホを利用して現場から直接データを登録することで、情報の即時反映が可能となり、報告書作成やスケジュール調整が効率化されます。これは、業務負担軽減に加え、緊急時の迅速な対応にも大いに貢献するでしょう。