AI技術で業務を効率化する新しい入居者管理アプリの開発

AI活用で進化する入居者管理アプリ

入居者向け管理アプリ「パレット管理」を提供するパレットクラウド株式会社は、過去3年間にわたる約27万件のお問い合わせデータを分析し、入居者の問い合わせに対応するための274種類のFAQと30種類のフォームを開発しました。本記事では、この新たなシステムの特徴と、その背景に迫ります。

設立背景とデータ分析の必要性

賃貸管理においては、設備故障や騒音トラブル、契約内容の確認など、多種多様な問い合わせが発生するため、管理会社にとってはその対応が大きな負担となります。特に、幅広い問い合わせ内容に対応するFAQの作成が困難であり、従来は限られた数の情報しか提供できていませんでした。

これを改善するため、パレットクラウドは独自にデータを分析し、実際の入居者が直面する問い合わせを体系的に分類しました。

274種類のFAQの開発

データ分析の結果、274のトピックに分類されることが明らかになりました。これは単なるカテゴリーの増加だけでなく、各トピックの粒度と効果的なカテゴリ分類によって導き出されたものです。これにより、入居者は必要な情報にスムーズにアクセスできるようになります。

フォームによる情報収集の最適化

また、問い合わせの内容によって必要な情報を収集するために、30種類の専用フォームを開発しました。例えば、「設備故障」の際には故障箇所や症状、写真を収集し、「騒音トラブル」では発生時間や場所についての情報を取得します。これにより、初回対応のスピードが向上し、円滑な業務運営が可能となります。

AIチャットボットとのシナジー効果

274種類のFAQは入居者のニーズに応じて設計されていますが、従来のウェブ検索による情報探しは難易度が高いものでした。この課題解決のために、AIチャットボットとの連携を図り、問い合わせの意図を理解させる仕組みを組み込みました。

AIチャットボットは、対話を通じて適切なFAQへ誘導し、もしそれでも解決しない場合は専用フォームへと自動的に案内します。これにより、入居者自身の自己解決率が向上し、管理会社への問い合わせ削減が期待できます。

カスタマイズ可能なシステム

さらに、274種類のFAQや30種類のフォームは標準テンプレートとして提供されており、管理会社は自社のニーズに合わせて選択・編集が可能です。これによって、独自のルールや特性に基づいたFAQの追加ができるため、より柔軟な運用が実現します。

今後の方向性

今後もパレットクラウドは、お問い合わせデータの分析を再度行い、FAQやフォームの精度を向上させる努力を続けます。またAIチャットボットの機能も更に強化し、入居者の自己解決を促進しつつ、管理会社の業務負荷を軽減するための取り組みを進めていきます。最終的なビジョンは「不動産会社の業務をストレスフリーにする」ことです。

パレット管理の特徴

「パレット管理」は、クラウド型の入居者管理システムであり、入居時の説明書やコミュニケーションを一元管理します。これにより、ペーパーレス化を通じた業務コストの削減とセキュリティ向上が実現し、管理業務の効率化を図ることができます。特に、入居者専用アプリは様々な手続きを簡単に行うことができ、ログインIDひとつで各種サービスを利用することが可能です。

パレットクラウドの取り組みは、全国300万戸を超える物件に導入実績があり、今後の成長が期待されます。専門スタッフによるサポート体制も強化されており、顧客のニーズに寄り添ったサービス提供がなされています。