日建レンタコムがContract Oneを導入し業務効率化を実現

1. はじめに

日建レンタコム株式会社は、ホールディングスカンパニーとして全国に拠点を持ち、建設・物流・福祉介護事業の資材や機器のレンタル業務を展開しています。過去の合併や事業再編により、各拠点での契約書管理がバラバラになり、契約情報の一元管理が課題となっていました。そこで、働き方改革の一環としてSansan株式会社の「Contract One」を導入した事例を取り上げます。

2. 導入の背景

日建レンタコムの中核企業である日建リース工業では、合併を経て多様な拠点が存在します。しかし、各拠点で契約書の管理方法が異なるため、全社的な視点で契約内容を把握するのが難しい状況でした。これにより、法務部門は契約書の種類や数を把握することが困難で、監査時には契約内容のチェックが煩雑になるという問題を抱えていました。特に、紙ベースでの契約書が99％を占めており、対応が遅れることや誤解を招くリスクが高まりつつありました。

3. Contract Oneの導入

2024年6月にContract Oneが導入され、全国259拠点で約4万1000件の契約書をクラウド上で一元管理できる体制が整いました。このシステムにより、契約書のデータ化を迅速に行えるようになり、全社員の利便性も大幅に向上しました。

3.1 導入後の運用

契約情報がクラウドで集約された結果、締結先ごとの契約状況や様々な契約書の種類についても迅速に把握できるようになりました。また、契約書に基幹システムと共通の番号を付与し、業務の効率をアップさせる措置も講じています。これにより、社員が契約書を確認することが容易になり、顧客との取引条件の不一致を防ぐことが可能になりました。

4. 導入成果

- 契約書管理の効率化

Contract Oneを導入したことで、全国259拠点での契約書を一元的に管理することができるように。これにより、過去に約3万5000時間かかっていたデータ化作業が軽減されました。

- データに基づく意思決定

統合された契約データの分析が可能になり、情報に基づく適切な判断が行えるようになりました。例えば、契約件数の多い取引先には電子契約移行を打診することで、ペーパーレス化を促進しています。

- リスクの低減

契約情報が俯瞰できるため、法務部門だけでなく営業や事務部門も契約内容を迅速に確認でき、顧客対応のスピードアップが可能となりました。これにより、契約条件の誤解を防ぎ、健全なビジネスを推進しています。

5. まとめと今後の展望

日建レンタコムでのContract Oneの導入は、契約管理を一元的に行うための重要な第一歩です。法務部の牛田裕二部長は、「多くの社員が新しいシステムを積極的に使うようになり、全社的なガバナンスが強化されている」と語っています。今後もContract Oneを活用し、企業価値の向上に務めていく方針です。

さらに、Sansan株式会社が提供する「Contract One」は、企業が契約書を一元化することで利益を守る手助けとなります。データ管理の効率化と情報の可視化が進むことで、企業のビジネスプロセス全体を向上させることでしょう。