デジタル化で業務効率化市役所の請求書処理が変わる

鹿児島県鹿屋市が「BtoBプラットフォーム請求書」を導入

鹿児島県鹿屋市が株式会社インフォマートの提供する「BtoBプラットフォーム請求書」を導入したことを発表しました。このサービスは、従来の紙の請求書をデジタル化し、年間約5万通に及ぶ請求書の実務を効率化することを目指しています。

鹿屋市のスマート化計画

鹿屋市では、2021年に制定された「鹿屋市役所スマート化計画」により、デジタル技術を用いた市民サービスの向上を図っています。この計画では、スマートな職場環境を構築するために、職員の業務効率化が求められました。請求書業務の見直しはその一環として行われ、市役所内の紙文書の量を減らし執務スペースを有効に活用することが狙いです。

これまで、鹿屋市では年間に受け取る請求書の量は約5万通に達しており、業務の流れは非常に煩雑でした。請求書は郵送または持参で受け取り、その後、各部署で内容を確認し、財務会計システムに入力する必要がありました。この過程では、支出命令書の作成や印刷、印鑑の取得など、多くの手間がかかり、業務負担が大きい状況が続いていました。

導入の理由と決め手

鹿屋市の総務部デジタル推進課担当者は、従来の作業を効率化できるシステムの導入を求めており、「BtoBプラットフォーム請求書」に辿り着きました。他のサービスでは、既存のシステムとの重複やコストが課題となりましたが、このプラットフォームはそのデメリットをクリアしており、導入実績も多かったことから選ばれました。

導入効果と業務の変化

2023年10月から運用が始まり、現在は取引先250社が登録しています。このシステムを利用することで、請求書が電子的に受領され、各部署の代表メールに通知が届きます。これにより、請求書の受け取り状況がリアルタイムで確認できるようになりました。

紙での請求書受領時は、スキャンしてPDF化する手間が必要でしたが、電子請求書の導入によりこの工程が省略され、業務の流れが一変しました。効率化された新しい流れでは、請求書の内容を吟味しながら直接財務会計システムに入力することが可能となり、業務時間の大幅削減を実現しています。さらに、出先機関から本庁への請求書の移動負担も軽減されています。

今後の展望

今後、鹿屋市では2024年10月に郵便料金の値上げが予定されており、事業者はより一層電子請求書の導入を進めることが期待されています。市では職員および事業者に向けて、電子請求の有用性を積極的に周知していく方針です。また、現在進めている「鹿屋市DX推進計画」にも沿って、行政サービスとしての利便性を一層高める努力を続けていくとのことです。