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新人の97%が議事録で苦労する理由

議事録作成は、新人が最初に直面する重要な業務の一つです。200人以上の新人と先輩社員に調査を行った結果、実に98%の新人が過去に議事録作成で何らかの失敗を経験していることがわかりました。彼らの回答から、失敗の原因は大きくいくつかのポイントに集約されます。

1. 議事録の目的を理解しない

その中でも最も多いのが「ただの文字起こし」というケースです。会議中の発言を単に文字に起こすことに終始してしまうため、話の本質や目的を捉えられず、つまり議事録の正しい役割を果たせていないのです。議事録は単に会議の記録ではなく、今後の行動計画や進捗を確認する 歴史的文書でもあります。これを念頭に置かないと、議事録はただの短いメモになってしまいがちです。

2. イシューを捉えきれない

81%の新人が直面した共通の問題は、議論の核心を理解されずに作成されてしまう点です。会議での会話の流れや意見の焦点を把握していないと、重要な決定事項やアクションポイントが抜け落ちたり、逆に余計な情報が盛り込まれてしまうことがあります。このような場合、参加者や関係者にとって不必要な情報を伝え、混乱を引き起こす要因となり得ます。

3. フォーマットの未熟さ

加えて、議事録のフォーマットに慣れていない新人も多いため、表記ルールや必要な構成が不明確で、見づらい議事録ができあがってしまうことがあります。エクセルやワードの基本的な操作が不十分な場合、形式がバラバラになってしまい、結果として情報の伝達にも支障をきたします。

克服に向けたステップ

1. 議事録の目的をしっかり理解する

まずは議事録の本質的な役割を理解することが大切です。会議のメンバーが何を話し合い、何を決定するのか、その目的を把握するための事前準備を行うべきです。

2. 重要事項を見極める

会議中に何が重要であるか、どこに焦点を当てるべきかを常に意識し、発言を中心にメモを取ることが重要です。この際、後で確認できるように必要な情報は必ず記録しておきましょう。特に決定事項は「何が」「誰が」「いつまでに」を具体的に記録することが求められます。

3. 議事録のフォーマットを整える

日常的に使う議事録のテンプレートを作成し、必要な項目を抜かりなく含められるようにすることで、作業がスムーズになります。また、社内の先輩や同僚にフィードバックをもらい、改善点を見つけ出すことも欠かせません。

まとめ

新人時代に議事録作成で失敗することは誰にでもあることです。しかし、その原因を理解し、実践を通じて経験を積むことで確実にスキルを向上させることが可能です。経験を生かし、より良い議事録を作成していくことで、社会人としての成長を実感していきましょう。

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