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ジェトロ、Zoom Phoneで海外出張の通信を革新

2024年4月、独立行政法人日本貿易振興機構、通称「ジェトロ」が、海外出張時の通信課題を解決するためにZoom Phoneを導入しました。この取り組みにより、高音質な通話が実現し、業務の効率化と管理負担の軽減にも成功しています。

導入の背景

ジェトロは、貿易や投資の促進を通じて日本経済の発展に寄与することを目的に、国内約50カ所と海外76カ所に拠点を持つ政策実施機関です。特に国際的な業務が多いため、頻繁に海外出張を行う職員にとって、信頼できる通信手段は欠かせません。これまで、出張時の連絡には事前に携帯電話を借り受ける手続きが必要であり、地方拠点のスタッフには端末を郵送していました。このプロセスでは、返却が遅れることによる延滞料金など、管理やコストの煩雑さが課題とされてきました。

Zoom Phoneの導入効果

Zoom電話は、2021年に導入したZoom Meetingsに続いての選択で、すでに社内での使いやすさが評価されているため、スムーズに運用が始まりました。出張時には、約2,000名の職員がZoom Phoneを使用できるようになっています。利用者は簡単な申請の後、自身のスマートフォンにZoom Workplaceアプリをインストールするだけで利用を開始できます。

利用者からは、特に通話品質と直感的なユーザーインターフェースが高く評価されており、地域による接続の問題を一掃しました。Zoom Phoneはインターネットがあれば利用できるため、これまでのレンタル携帯電話では困難だった通信環境でも安定した通話を可能にしました。

さらに、出張先で端末を紛失した場合でも、管理者がすぐにZoom Phoneの利用を停止できるため、情報漏洩のリスクが抑制されます。また、通話データはクラウドに保存されているため、どの端末からでも業務を継続しやすくなります。

このように、端末の貸出業務が不要となり、管理課の負担が大幅に削減されました。情報システム課では、通話履歴や品質データなどを簡単に管理できるダッシュボード機能が活用され、業務効率をさらに高めています。

コメント

ジェトロ総務部情報システム課課長代理の脇田陽平氏は、次のように述べています。「海外出張時の携帯電話端末の手配に関する業務負担が軽減され、通話品質と使いやすさが利用者から好評を得ています。今後は、相談窓口や海外拠点へのZoom Phoneの適用拡大と、他のZoom製品の導入を進めていきたいと考えています。」

Zoomについて

Zoomのミッションは、人とのつながりを可能にするAIファーストのワークプラットフォームの提供です。Zoom Workplaceはチームワークを再構築し、AI Companionを搭載したオープンコラボレーションプラットフォームとしてチームの生産性を高めています。2021年に上場したZoomは、米国カリフォルニア州サンノゼに本社を構えており、詳しい情報は公式サイトzoom.comで確認できます。

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