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熊本学園大学がX-point Cloudで業務効率化を実現した事例

熊本県熊本市にキャンパスを持つ熊本学園大学が、ワークフローシステム「X-point Cloud」を導入したことにより、業務プロセスの大幅な効率化を達成しました。本記事では、その導入背景や具体的な成果についてご紹介します。

導入の背景

昨今のコロナ禍における働き方の変革に応じ、熊本学園大学では「ペーパーレス化」と「デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進」を目指しています。しかし、具体的に何を行うかが明確になっていなかったため、現場の総務課とICT統括室が協力してこの取り組みを推進しました。

大学として、業務のデジタル化に向けて紙主体のフローをシステムに移行するプロジェクトがスタートしたのです。

製品選定の基準

日々の業務をスムーズに行うためには、既存の運用を大きく変更せずにシステムを導入することが求められました。熊本学園大学が重視したポイントは以下の通りです。

1. 既存フォーマットの再現
伝統的な伺い書に近い書式の作成が可能で、承認後にはその状態が画面上に表示されること。

2. 機能要件の充足
自動押印や決裁ルートの設定、決裁状況の可視化といった条件をすべて満たしていること。

3. シンプルな操作性とコスト感
デモ環境での検証により、申請・承認の流れが直感的であり、またコスト面でも優れていると確認。

これらのポイントを基に、X-point Cloudが選定されました。

X-point Cloudの活用状況

現在、熊本学園大学では21部署、約120名の職員がX-point Cloudを使って業務を行っています。主な活用方法は以下の通りです。

稟議・決裁業務のデジタル化

紙で行っていた稟議業務をこのシステムへと移行しました。具体的には、予算稟議や契約の可否決定といった業務がデジタル化され、フローは「起案 → 決裁 → 決裁完了 → 各課で保存管理」という一貫した流れにすることで効率化が図られています。

Extic連携による利便性向上

ID管理基盤であるExticとX-point Cloudを連携させることで、シングルサインオンと自動プロビジョニングが実現しました。これにより、ユーザー情報を一元管理し、リアルタイムでの情報更新が可能になりました。新任者の登録が行われれば、自動でワークフロー側のユーザーも作成されるのです。

この連携により、IDとデータの二重管理からも解放されました。