年末の飲食店電話予約急増、業務効率化が急務！

年末の電話予約急増がもたらす影響と解決策

年末が近づくと、飲食店は忘年会や新年会といった催しに伴い、多くの予約が集中します。株式会社トレタの調査によると、2024年12月の電話予約数は年間で最も多く、その比率は48.5%に達することが明らかになりました。この傾向がもたらす課題は深刻で、新規予約の取りこぼしや既存予約客への対応が遅れ、トラブルが発生しやすい状況が浮き彫りになっています。

増加し続ける電話予約の傾向

12月は飲食店にとって繁忙期であり、電話予約の比率が急増します。1〜9月の電話予約比率は45〜49%で推移していましたが、12月には48.5%に達します。この変化は多くの飲食店に二重の負荷をかけており、電話予約の急増が既存顧客への対応に影響を及ぼす事態も目立っています。

特に、年末は新規予約だけでなく、既存予約の変更やキャンセルが増加します。そのため、予約に伴う重要な連絡に十分に応じることができず、以下のような問題が発生しています。

- 人数変更の連絡を受けられず、当日席が足りない
- アレルギー情報を事前に確認できず、当日慌てて対応
- キャンセル連絡が取れず、無断キャンセルとして処理されるリスク
- 時間変更の依頼に気が付けず、お客さまを待たせることになる

これらのケースはいずれも、顧客の信頼を損ない、トラブルを引き起こす要因となります。

スタッフへの負担とサービス品質の低下

さらに、急増する電話予約はスタッフの精神的負担を大きく増加させています。接客中に電話が鳴ることで、どちらを優先すべきか迷うシーンが多くなり、結果としてサービス品質の低下やスタッフの離職率が上昇する危険性も秘めています。

電話自動化による解決の提案

こうした状況を打破するための解決策として、株式会社トレタは2つの自動化手段を提案しています。

1. トレタフォン自動応答サービス（IVR）

音声ガイダンスを利用して電話を自動的に振り分けます。これにより、予約以外の問い合わせの自動化が実現し、ネット予約への誘導も行いやすくなります。

2. トレタ予約番（AI電話予約システム）

24時間365日対応可能なAI自動予約受付サービスです。このシステムは、自然な会話で予約変更やキャンセル待ちに対応し、重要なコミュニケーションを逃すことなく、スタッフの対応時間を省力化します。

具体的な導入スケジュール

トレタ予約番の場合、導入は段階的に行われるため、店舗の状況に応じて合理的に進めることが可能です。以下は推奨される導入スケジュールです。

- 11月上旬: サービス導入
- 11月下旬: スタッフの休憩時間や営業時間外でAI対応開始
- 12月〜1月: 必要に応じて24時間対応を拡大

このように段階的に対応時間を増やすことで、スタッフやお客様が新しい仕組みに慣れる時間が確保されます。

まとめ

年末における飲食店の電話予約急増は避けられないトレンドですが、デジタル化を進めることで顧客対応の質を向上させることができます。トレタの提案する自動化システムは、業務効率を高めるだけでなく、顧客満足度の向上にも寄与します。年末の電話ラッシュを乗り切るためには、こうした革新を取り入れ、業務改善を図ることが求められています。