シヤチハタが「電帳法AI-OCR」をクラウドサービスに導入し業務効率化を実現！

シヤチハタが新機能「電帳法AI-OCR」を発表

愛知県名古屋市に本社を持つシヤチハタ株式会社は、アナログとデジタルの双方から企業の持続可能な成長を支援する取り組みの一環として、2024年11月5日より「電帳法AI-OCR」という新機能の提供を開始します。この機能は、Shachihata Cloudの長期保存キャビネット内でOCR（光学式文字認識）を使用して文書から情報を自動的に抽出し、ユーザーが手軽にデータを管理できるよう支援するものです。

電帳法に対応した新機能の重要性

2021年度の電子帳簿保存法改正により、電子取引データの書面保存がなくなり、2024年1月1日からは電子保存が義務化されます。この背景を受けて、Shachihata Cloudの長期保存キャビネットは、法令に基づく文書管理をサポートするための重要なツールとなります。「フリーチョイス」プランを利用することで、ファイルのアップロードから半年間の保存が可能になりますが、追加プランを選択することで無期限保存も実現できます。

新機能「電帳法AI-OCR」の開発理由

改正された電子帳簿保存法では、保存する文書に対して「取引年月日」「取引金額」「取引先」といった情報を検索できる状態で保存することが求められています。従来の方法では、各文書ごとに手動でこれらの検索項目を設定する必要があり、多くの作業工数やヒューマンエラーが発生することが問題視されていました。このような課題を解決するために、シヤチハタは「電帳法AI-OCR」を開発し、より簡易的な検索項目の設定を可能にしました。

「電帳法AI-OCR」機能の詳細

「電帳法AI-OCR」は、Shachihata Cloudの長期保存キャビネット内で文書をOCR処理し、AIを用いて検索キーワードや関連ワードを自動抽出する機能です。これにより、ユーザーは文書から取引情報の候補を簡単に取得することができ、該当項目のサジェスト機能により手入力を省略し、迅速に設定が可能となるのです。この機能により、項目設定時の作業工数が大幅に削減され、設定ミスのリスクも低減します。

「電帳法AI-OCR」の活用例

検索機能

文書内から取引先名を検索すると、自動的に取引先候補を抽出し、関連する文書が検索結果として表示されます。この機能により、効率的に必要な文書を見つけ出すことができます。

インデックス設定

「インデックス」設定時に「OCRから登録」ボタンを使用することで、候補文言を簡単に選択し、取引情報の保存を行えるため、ユーザーはよりスムーズに必要な情報を管理できます。

Shachihata Cloudについて

Shachihata Cloudは、リモートワークの進展に伴い、バックオフィス業務のデジタル化を実現するためのサービスです。申請書や見積書などの文書管理をデジタル化し、時間や場所を選ばずに安全に電子印鑑や電子署名を行うことが可能です。また、ワークフローの整備やグループウェアの統合もサポートしており、クラウド環境において高い利便性を提供しています。

シヤチハタの未来に向けた取り組み

1925年に創業したシヤチハタは、創業100周年を来年迎えるにあたり、さらなるアナログとデジタルの融合を推進し、顧客にとっての便利で楽しい商品やサービスの提供を続けることを目指しています。今後もシヤチハタは、長期保存キャビネットと新機能「電帳法AI-OCR」により、企業の業務をよりスムーズにし、法律を遵守した文書管理を実現するためのサポートを行っていきます。