法人向け郵便サービスが「Google Chat」と連携し業務効率化を実現

株式会社kubell（東京都港区）は、法人向けに提供しているクラウド郵便サービス「Chatwork 郵便受取」において、Googleが提供するビジネスチャット「Google Chat」との新たな通知連携機能を開始しました。この連携により、オフィスに届いた郵便物の到着状況やスキャン完了の通知が、「Google Chat」上でリアルタイムに受け取れるようになります。これにより、チームが普段利用しているチャットツールで情報を即座に把握でき、確認漏れを防ぐとともに業務の円滑な進行が支援されます。

郵便物は、データ化することでオンラインで管理できるようになりつつありますが、いつ誰がこの情報を受け取り、どう行動するのかが不可欠です。特定の管理画面を頻繁に確認する運用を重視する限り、郵便対応が属人化してしまう問題が残っていました。これに答える形で、「Chatwork 郵便受取」は、ビジネスチャット「Chatwork」に加え、「Slack」や「Microsoft Teams」との通知連携を行い、今回は「Google Workspace」と「Google Chat」にも対応することで、より多くの企業のニーズに応えられるようになりました。

新機能は、郵便物の状況を4つのタイミングで「Google Chat」にリアルタイム通知します。具体的には、郵便物が到着した時、特定のチームへ割り当てられた時、内容スキャンが完了した時、転送・発送が完了した時の4つです。また、通知には送り主や宛先の情報に加え、郵便物の外観画像も添付されており、管理画面を開かなくてもチャット内で「何が届いたのか」、「急いで対応が必要か」を即座に判断できます。さらに、通知内にあるリンクから「Chatwork 郵便受取」の該当画面へ直接移動することもできます。

また、通知の設定は、管理画面の「連携・自動化」からチーム単位で簡単に調整可能で、総務部や経理部など部署ごとに通知先のチャットスペースを分けることができるため、必要な人だけに適切な情報が届くようになっています。

今後、「Chatwork 郵便受取」は、郵便物の受取からその後の対応や管理を、担当者の働く場所や手段に捉われずに完結できる環境を追求し続けます。これは、業務の効率化だけでなく、職場の生産性向上にも寄与すると考えられます。現状、「Chatwork 郵便受取」は、物理的な郵便物をオンラインで一元管理する仕組みを提供し、出社や郵便物の手作業によるタイムロスを排除することで、バックオフィス業務の効率を向上させています。これまでに100万通を超える郵便物の取り扱い実績を積んだ「atena」のシステム基盤を活用し、高度な運用を実現している「Chatwork 郵便受取」の進化には今後も目が離せません。

■株式会社kubellについて 2004年に設立された株式会社kubell（旧称Chatwork株式会社）は、ビジネスチャット「Chatwork」を中心に、会計や労務、総務業務をアウトソースできる「タクシタ」など、多岐にわたるBPaaSサービスを展開しています。2024年7月1日より社名を「kubell」に変更し、「働くをもっと楽しく、創造的に」というミッションのもと、さらなるサービスの拡充を目指しています。