文書管理革命！生成AIが自動で属性情報を抽出し業務を効率化

文書管理の新時代を迎える「楽々Document Plus Ver.6.8」

住友電工情報システム株式会社から、新たな文書管理システム「楽々Document Plus Ver.6.8」が2023年8月29日に登場しました。この最先端のシステムは、使用することでビジネス環境における文書管理の効率化を実現します。

自動的な属性情報抽出機能

新バージョンでは、生成AIとの連携機能が強化され、ファイルを指定のフォルダに置くだけで内部情報を自動抽出する「属性自動入力」機能を搭載。これにより、従来の手動入力が不要になり、文書登録の手間が大幅に短縮されます。

たとえば、スキャンした請求書やエクセルファイルを特定のフォルダに格納するだけで、日付や金額、取引先名などの重要な属性情報が自動的に解析され、登録されます。この機能は、業務のスピードアップを図るだけでなく、電子帳簿保存法にも対応し、適切な文書保管を実現します。

簡単に設定できる抽出ヒント

さらに、生成AIを使った属性情報の抽出は非常にシンプルです。「取引先」などの項目名を指定するだけで、自動的に関連する情報が引き出されます。業務ごとに詳細な条件を加える場合は、「抽出ヒント」を利用することで、細かな指示を設定することが可能です。この機能により、正確な情報を高精度で保有することができます。

ファイル要約機能による業務の効率化

また、「楽々Document Plus」にはファイル要約機能も搭載されており、文書の詳細な内容を一瞬で要約できます。この要約機能を活用することで、複雑な文書を一から読む時間を省き、重要なポイントや変更点を素早く括った形で把握することができます。

文書詳細画面からAI-Chat画面を呼び出し、「要約」ボタンをクリックするだけで、特定の文書を選択し要約を作成できます。これにより、情報整理の負担を大幅に軽減することが可能です。

ウェビナーでの活用情報提供

新機能を詳しく知りたい方のために、住友電工情報システムでは無料ウェビナーを開催しています。ペーパーレス時代に向けた文書管理の最新情報や生成AIを活用した業務効率化策に関する内容など、多種多様なテーマに基づいて短時間で手軽に学べる機会です。

ウェビナーに申し込むには、公式サイトをご覧ください。さまざまなテーマに沿った情報提供が行われており、企業の文書管理に役立つ情報を手に入れることができます。

未来の文書管理を見据えて

今後も「楽々Document Plus」は、進化する文書管理ニーズに応えるため、新機能の追加や改善が続けられる予定です。生成AI技術を駆使した革新的な機能が、次世代のビジネス環境を支えることを考えると、これからの発展が期待されます。

「楽々Document Plus」は、効率的な文書管理を求める企業にとって、まさに必須のツールとなるでしょう。将来的にも、住友電工情報システムは、最新の技術を取り入れつつ、さらに使いやすい製品の開発に注力していくと考えられます。