順天堂大学がAgileWorks導入で業務効率化を実現！申請業務をデジタル化し従来の課題解決

学校法人順天堂の業務効率化とAgileWorks導入の背景

学校法人順天堂は、東京都文京区に本部を置く教育機関であり、医学部附属の病院を含む9つの学部や6つの大学院研究科を擁する大規模な大学です。近年、同大ではデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進していますが、その中で直面していたのが業務のアナログ化です。特に、従来の紙ベースでの申請書類の処理が業務の効率を著しく低下させていました。このような状況を受け、有効な解決策として選ばれたのが株式会社エイトレッドが提供するワークフローシステム「AgileWorks（アジャイルワークス）」です。

AgileWorks選定の理由

順天堂大学は、AgileWorks導入の決め手に以下の3つの特長を挙げています。まず、承認経路や決裁権限を自由に設定できる「柔軟な組織設定機能」。次に、優れたコストパフォーマンスを誇る「同時ログインユーザーライセンス」。そして、ユーザーが使いやすい「フォーム作成機能」です。これにより、さまざまな申請業務を効率的にデジタル化することが可能になりました。

業務効率化の効果

AgileWorksの導入により、順天堂大学では100種類以上の申請書が運用され、年間で60,000件以上の申請が行われています。特に注目すべきは、従来であれば紙の申請書を用いている間に承認に要していた2ヶ月以上の時間が、AgileWorksの導入によってわずか1週間に短縮された点です。この業務の効率化により、順天堂大学全体で年間約2,000万円のコスト削減が見込まれるようになりました。

組織全体への影響

AgileWorksの効果はアプリケーションの数だけでなく、17,000人ものユーザーに広がり、大学と附属病院といった多様な組織全体での業務にも及んでいます。さらに、CSV出力機能やシステム連携が可能なため、データの分析や業務の自動化も進められています。このように、AgileWorksは順天堂大学のDX推進を大きく加速させています。

AgileWorksの概要

AgileWorksは、中堅から大規模な組織向けに設計されたワークフローシステムであり、複雑な承認プロセスに迅速に対応可能です。システムのバージョンR3.0では、Web APIの導入に加え、従来よりも大幅に使いやすさが向上したスマホアプリの提供が開始されました。また、業務の状況を可視化するための統計情報の取得機能も追加され、単なる電子化を超えた業務効率化が実現されています。

エイトレッドの信頼

株式会社エイトレッドは、2007年に設立された企業で、これまでに5,000社を超える多種多様な機関に自身のワークフローシステムを導入してきました。ペーパーレス化と効率化を実現するための各種サービスの提供を通じ、さらなる業務の改善をサポートしています。

今回の順天堂大学での成功事例は、DX推進の一環として多くの組織に影響を与えることでしょう。デジタル化への道を切り拓くAgileWorksの導入が、今後どのような変化をもたらすのか、引き続き注目が集まります。