経理業務を革新する「invox発行請求書」の導入事例

効率的な経理業務の実現

株式会社プレジャーキャストは、経理効率化のために「invox発行請求書」を導入しました。この取り組みは、ペーパーレス化を進めるとともに、リモートワークの普及に伴った業務の効率化を目指したものです。

背景と導入の経緯

プレジャーキャストでは、請求書業務が依然として紙ベースで行われており、コロナ禍においてリモートワークが主流になる際に、その非効率が顕在化しました。具体的には、Excelで請求書を作成する際、現場担当者の誤操作や古いフォーマットの使用といったトラブルが発生し、業務管理が煩雑化していました。月初には業務が集中し、担当者の残業時間が10〜15時間に達するなど、業務負担が大きくなっていました。これらの問題を解決するため、管理部門が中心となり、請求書業務を電子化する動きが始まりました。

サービス選定のポイント

複数のサービスを比較検討した結果、条件としては、機能性やコストに加えて、プレジャーキャストの会計システムとの連携やインボイス制度への対応が重要でした。特に、使いやすさを意識して、ユーザーインターフェースがシンプルであることや、CSV出力が可能であることが求められました。請求書の発行業務については、請求データを取り込むタイプは不適合であったため、独自に請求書を作成し、承認回覧が可能なシステムが理想とされました。

選定プロセスで困難を伴ったのは、機能が充実しているにもかかわらず、導入コストが高いものが多かった点です。しかし、invoxは価格や機能が条件に合致し、さらにはトライアルを通じて操作性の良さを確認できたため、導入を決定しました。

導入後の業務改善

導入後、請求書業務が劇的に改善されました。申請から承認、送信までの全工程がシステム内で完結でき、業務全体の手間が大幅に削減されました。これにより、郵送業務のための出社も不要となり、時間の節約に繋がっています。また、請求書作成時には単価や数量を入力するだけで合計金額が自動的に計算されるため、Excelでのフォーマット管理が不要になりました。受領した請求書についても、承認フローがスムーズに行えるようになり、承認作業の時間が大幅に短縮されました。