京都芸術大学附属高等学校のHubSpot活用事例と業務改善の取り組み

京都芸術大学附属高等学校のHubSpot活用事例

昨今、教育機関におけるIT技術の導入が進む中、京都芸術大学附属高等学校も例外ではありません。株式会社100が支援したHubSpotの活用事例を通じて、同校がどのように業務を改善し、より効果的な入学広報を実施しているのかを深掘りしていきます。

新たな学科設立に向けた背景

2025年春に設立予定のオンライン型新学科「じぶんみらい科」は、全国の中学生をターゲットにしたプログラムです。これに伴い、従来の地域中心の生徒募集から全国的な情報管理体制が必要とされました。これまでの方法では限界があり、資料請求から説明会申し込み、イベント参加に至るまでのプロセスを一元管理する必要性が高まりました。

HubSpot導入の決定

教育機関特有の構造により、資料請求は保護者が行い、説明会申し込みは生徒本人が行うことが多く、顧客データが分断される傾向があります。このため、株式会社100はHubSpot CRMを導入し、顧客情報の一元管理を実現しました。これにより、資料請求から入学検討までの全ての過程をデータで把握できる仕組みが構築されました。

世帯単位のデータ設計

HubSpotの導入に際し、特に注目されたのが世帯単位でのデータ設計です。保護者と生徒を一つの世帯として捉え、姓名や生年月日などの情報を元に親子関係を的確に結びつける仕組みが作られました。これにより、顧客データの分断が防がれ、より効果的な情報提供が可能となりました。

整備された運用基盤

HubSpot導入後は、具体的な運用基盤が整備されました。

1. 検討状況の把握: 世帯単位で資料請求や説明会参加の状況を把握し、一貫性のある情報提供を実施可能に。
2. ナーチャリング運用: ワークフローを活用して、資料請求から入学検討に至るまで段階的に関係性を構築。
3. 共通基盤の整備: ExcelからCRMへの移行により、施策の振り返りや改善が可能な状態を確立。
4. 募集エリアの拡大: 地域分布に変化が見られ、関西圏以外からの参加者も増加。

このように、HubSpotの導入がもたらした変化は顕著です。Webサイトへの流入も増加し、新学科の認知度向上に寄与しています。

AIによる今後の展望

さらに、京都芸術大学附属高等学校では、蓄積された顧客データを基にAIによる入学広報の高度化を検討しています。メール配信の最適化やコンテンツの改善、ユーザー行動に基づくデータ分析を利用し、個々の入学検討者に最適な情報を届けることを目指しています。AIは単なる業務効率化の手段ではなく、ユーザーにとって有益な情報を適格に届けるための重要なツールとして位置付けられています。

結論

今回の事例は、教育機関においてもCRMの導入や運用設計が極めて重要であることを示しています。株式会社100では、HubSpot導入自体を目指すのではなく、実際の現場で継続的に運用されることが価値であると捉えています。このような取り組みが、教育分野での業務改善に繋がることは間違いないでしょう。

詳細な導入事例については、株式会社100の公式ウェブサイトをご覧ください。

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