大分県、BtoBプラットフォーム導入で業務効率化を実現

大分県におけるデジタル業務改革

大分県は、デジタル技術の活用を通じて業務効率化を図る意欲的な取り組みを進めています。その一環として、株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム TRADE」と「BtoBプラットフォーム請求書」を導入しました。

背景と導入の理由

大分県では「大分県行財政改革推進計画」を策定し、ICTツールを活用することで行政業務の効率化を目指しています。特に、消耗品の発注業務では年間約2万件もの支払い事務が発生しており、これを効率化する必要がありました。導入前は、県内の200あまりの機関でそれぞれの担当者が発注業務を行い、見積もり依頼には電話やFAXを利用し、納品後は手動で請求書をシステムに入力する必要がありました。

こうした業務フローでは、転記ミスや支払漏れのリスクが次第に問題視されていました。「BtoBプラットフォーム」を導入することで、これらの課題を解決できるのではないかと期待されています。

導入プロセスとクラウドサービスの利点

大分県は、クラウドサービスを活用した取引の可能性を探る中で、法令や県の規則に準拠したシステムの仕様を詳細に検討しました。「BtoBプラットフォーム」は、LGWAN接続に対応しているため、セキュリティ面でも安心感が大きく、導入が決定されました。導入前には、取引の多い民間事業者5社の意見を聴取し、皆さんからの前向きなフィードバックを得ることができました。これにより、紙での業務がクラウドサービスに移行することの重要性が実感されました。

導入後の効果

1. ペーパーレス化の実現

大分県では、「BtoBプラットフォーム TRADE」と「BtoBプラットフォーム請求書」を統合して「大分県消耗品発注システム」と呼び、発注業務を完全にデジタル化しました。これにより、見積もりから納品、支払いまでの各工程がすべてデジタルで行えるため、ペーパーを用いる必要がなくなります。

2. 入力作業の効率化

「BtoBプラットフォーム請求書」を介して受領する請求書は、データに不備がないため、従来必要だった内容の確認作業が省かれます。請求書を受け取った後、科目を指定するだけで登録と支払いが自動で完了します。この結果、業務にかかる時間が大幅に削減されました。

今後の展望

大分県では、今後庁内職員へのシステム利用を促進し、デジタル化のメリットを周知することに力を入れる計画です。また、システムを他の自治体でも活用できるよう育成し、地域のDX促進にも寄与したい考えです。

民間事業者においても、自社のシステムと連携し、業務負担の軽減を図ることが期待されています。DXの波を乗り越えて、業務を効率化し、地域全体の発展につながることを願っています。