山口大学の経費精算業務、DX推進に向けた取り組みと新たなスタート

国立大学法人山口大学が、経費精算業務におけるデジタルトランスフォーメーション（DX）を進めています。このプロジェクトは、株式会社ニーズウェルが提供する出張・経費管理クラウド「SAP Concur」と、会計システムとの連携を実現する「CoNeCt-Pro」の導入によって支援されています。これにより、業務の効率化やコスト削減が期待されています。

背景と目的

1949年に創設された山口大学は、9学部と1学環、7研究科を擁する総合大学であり、多様な分野での専門的知識を提供しています。地域に根ざした教育と研究が重視され、学生一人ひとりの個性を引き出す教育体制が整っています。しかし、経費精算業務は多くの時間と手間がかかり、教育や研究活動の生産性に影響を与えていました。

2025年の国の旅費法改正に伴い、山口大学は経費精算業務を見直すことにしました。具体的には、申請・承認プロセスのオンライン化、ペーパーレス化の促進、自動化されたチェックプロセスを通じ、業務運用を柔軟にし、効率的に行える体制を整えることを目指しています。

ニーズウェルの支援

今回の支援には、これまでニーズウェルが蓄積してきたSAP Concurと連携ソリューションの導入実績が活かされています。ニーズウェルは、システム導入から運用や保守に至るまでの一貫したサポートを提供し、顧客の要望に応じた柔軟な支援体制を確立しています。

「このたび山口大学様にSAP Concurをご採用いただきました。弊社が提供する豊富な知識と経験を活かし、大学のIRの高度化に貢献することを期待しています。」と株式会社コンカージャパンの代表取締役社長、橋本様もコメントされています。

DX推進による具体的な成果

山口大学では、SAP Concurのアプリケーションを用いた経費精算のデジタル化が進められています。これにより、モバイルや法人カード、交通系ICカードとの連携が可能になり、いつでもどこでも経費の申請や管理ができる柔軟な働き方が実現されます。

また、CoNeCt-Proを通じて経費精算データを会計システムに直接取り込み、運用のシームレスさが更に向上します。これにより、業務の効率化とガバナンスの強化が図られることが期待されています。

マニュアルとトレーニング

導入後には、利用者向けのマニュアル作成やトレーニングも行われます。主要な操作を記した簡易マニュアルから、システムの詳細を網羅したものまで、用途に応じたマニュアルが提供されます。また、これに基づくトレーニングも実施して、利用者が円滑にシステムを利用できるよう支援します。

まとめ

山口大学が行う経費精算業務のDX推進は、国内の高等教育機関に共通する課題への対応としても注目されています。同時に、ニーズウェルの技術とサポートを受けて、教育機関にとっての新しいスタートが切られたことも見逃せません。今後、より多くの大学がこの取り組みを参考にし、業務の効率化と教育・研究活動への集中が促進されることが期待されています。

会社情報

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株式会社ニーズウェル

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