アパホテル、契約書管理クラウドサービス「Hubble mini」を導入し業務効率化を目指す

アパホテルが「Hubble mini」を導入し業務改革を加速

アパホテル株式会社は、全国に1,012のホテルと約139,665室を展開している業界最大手のホテルチェーンです。最近、アパホテルは契約書管理を効率化するために、株式会社Hubbleが提供するクラウドサービス「Hubble mini」を正式に導入しました。契約書をアップロードするだけでAIが契約データベースを構築するこのサービスが、どのように業務を支えるのかを詳しくお伝えします。

導入の背景とニーズを明確化

アパホテルでは、過去に紙と電子の契約書が混在し、全契約書を一元的に管理するために多くの工数がかかっていました。各拠点ごとに契約書の管理が行われていたため、標準化や効率化の観点から、グループ全体での契約書管理の統一が必要とされていました。そこで、Hubble miniの導入が決定された理由には、契約書の管理にかかる工数を大幅に削減できる期待がありました。

「Hubble mini」の魅力とは

Hubble miniの魅力は、導入コストが抑えられ、初期負担が少ない点にあります。また、ホテル業界特有の契約情報に対応する柔軟な設計も評価されました。約5万件にのぼる既存契約書を一括で取り込み、網羅的な契約データベースを構築することが可能です。これにより、契約情報を効率的に検索できることが期待されています。

本格運用と展望

現在、アパホテルでは本格的な運用に向けた準備が進められており、直営ホテルでの活用結果をもとに、グループ会社全体への展開も予定されています。その結果、より強固かつ効率的な契約管理体制の構築が見込まれています。

Hubble miniの機能と利便性

「Hubble mini」は、締結済みの契約書PDFをアップロードするだけでAIが契約内容を自動解析し、瞬時に契約台帳を構築します。これにより、従来の契約情報の入力作業が大幅に削減され、業務の効率化が実現します。さらに、業界初となる「カスタム項目AI自動入力」機能を搭載しており、企業独自の管理項目を自由に設定することが可能です。

加えて、更新期限の自動通知や柔軟な権限設定、高機能検索など、日常業務に役立つ多彩な機能を多数搭載しています。改正電子帳簿保存法にも完全対応しており、様々な企業規模や業種に対応することができます。

まとめ

Hubble miniの導入により、アパホテルは契約書管理の効率化を図り、業務の生産性向上を目指しています。将来的にはHubble本体へのアップグレードも可能で、さらなる成長への期待が寄せられています。契約管理業務の負担を軽減し、働く人々が本来の業務に集中できる環境を整えることが、今後の大きなテーマです。成功を収めることが期待できるこの新しい取り組みに注目が集まります。

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