上智学院、契約書のデジタル化で人事部門の業務効率化を実現

上智学院、契約書のデジタル化で人事業務を効率化

上智学院は、株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム契約書」の導入を通じて、人事部門のデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進しています。これにより、契約書管理の業務が大幅に効率化され、業務負担が軽減されました。

導入の背景

上智学院では、非常勤講師や嘱託職員を対象に、毎年約1,180件の雇用契約書を発行していました。そのプロセスは手間がかかり、印刷や内容確認には多大な時間がかかります。従来の作業では、契約書の発送準備に2週間もかかることがあり、印刷費用や郵送費用も年間60万円ほどがかかっていました。さらに、契約書の回収率も初回の返信で約60%にとどまり、多くの手間と時間を要することが課題でした。

導入の決め手

上智学院は、コロナ禍を背景に、採用手続きをオンラインで完結させる流れに注目し、デジタル化を進める必要性を感じました。「BtoBプラットフォーム契約書」は、契約書の取り交わしに特化したシンプルな機能と、コストパフォーマンスの良さが導入の決め手となりました。利用料金は「月額基本料金」と「送付した分の従量料金」のみとシンプルで、費用を抑えることができる点が魅力です。

導入による効果

業務工数の大幅削減

契約書管理がデジタル化された結果、これまで2週間かかっていた作業が半日に短縮され、契約書の返送率も9割近くに向上しました。ペーパーレス化により印刷や封入の手間がなくなり、業務負担が大幅に軽減されました。特に、初回の雇用契約書のマッピング設定は時間がかかりましたが、2回目以降は作業がスムーズに進むようになりました。

管理業務の軽減

紙契約書の回収後のファイリング作業が不要となり、約1,000件分の契約書を電子データで一元管理できるようになりました。過去の紙契約と電子契約が混在している現状では照会時に手間がかかりますが、今後は全ての契約書がデジタル化され、検索性の向上が期待されます。こうした管理業務の効率化により、今まで手が回らなかった企画や立案業務にも時間をかけることができるようになります。

今後の展望

上智学院全体としてDXを推進する流れの中、契約書のデジタル化は重要なステップです。今後は、人事部門以外でも業務委託契約などの契約書管理への展開を予定しており、さらなる業務効率化を目指します。

結論

「BtoBプラットフォーム契約書」の導入が上智学院にもたらした変化は、デジタル化による業務の効率化だけでなく、時間や経費の大幅な削減にも貢献しています。この成功事例は、他の教育機関や企業にも多くの示唆を与えるでしょう。

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サービス概要

「BtoBプラットフォーム契約書」は、法人間での契約をWeb上で簡単に締結・管理できるクラウドサービスです。従来の契約業務による時間やコストを削減し、ワークフローの効率化も促進します。さらに電子帳簿保存法にも対応しており、テレワーク時代におけるバックオフィス業務の新しい形を提供します。詳しくはこちらを参照してください。