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両備システムズとクラウドサインが手を組み、自治体の業務をさらに効率化

株式会社両備システムズは、2024年8月から、同社の自治体向けシステム「公開羅針盤V4文書管理」と弁護士ドットコム株式会社が提供する電子契約サービス「クラウドサイン」を連携させる機能を提供することを発表しました。この連携により、自治体における契約業務の効率化が一層進むことが期待されています。

1. 連携機能の概要

今回の連携機能は、文書管理システムがインターネット環境だけでなく、LGWAN環境での利用も可能で、契約書のPDFファイルをクラウドサインにアップロードしたり、契約後の書類確認が簡単に行えるようになります。これにより、自治体の契約業務がよりスムーズに行えるようになるでしょう。

2. 背景

近年、官公庁や自治体では、電子文書管理の重要性が増しています。2019年に内閣府が策定した「行政文書の電子的管理についての基本的な方針」や、2020年の総務省の「地方自治体デジタル・トランスフォーメーション(DX)推進計画」を背景に、文書の電子化が急ピッチで進んでおります。特に、契約業務は働き方改革や業務効率化が求められる中、電子契約サービスの導入が広がっています。

3. 主要な機能

両備システムズとクラウドサインの連携によって、以下の4つの主な機能が提供されます。

アップロード連携

文書管理システムで作成された契約関連文書は、決裁が完了した後、自動的にクラウドサインへアップロードされます。また、契約に必要な情報も同時に連携可能です。

取消連携

誤ってアップロードした情報の取り消しを容易に行うことができます。契約が締結済みの場合は、誤って削除されることはありません。

ダウンロード連携

クラウドサインで署名された契約書を文書管理システムにダウンロードし、適切に保存することができます。文書管理システム内での全文検索機能を活用して、必要な契約書を瞬時に検索することもできます。

同期連携

クラウドサイン上で管理される契約情報が変更された際、自動で文書管理システムへ情報を同期します。これにより、手入力によるミスを防ぎ、職員の負担を軽減します。

4. 特徴と利点

この連携によって以下のような多くの利点が生まれます。

• - 異なるアカウントの選択が可能: クラウドサインに登録されている複数のアカウントから使用するアカウントを選んで契約処理が行える。
• - 契約書の自動アップロード: 決裁された契約書PDFを施行処理と同時にクラウドサインにアップロードし、作業を大幅に省力化できます。
• - 原本の一元管理: 契約更新や変更の同期が可能になり、すべての契約に関する情報を一つのシステムで管理できます。

5. 今後の展望

両備システムズは、2029年末までに電子契約サービスの連携を50の団体で稼働させる目標を掲げています。これにより、自治体のデジタルトランスフォーメーションをさらに推進し、業務の効率化・省力化につなげることを目指しています。

6. 企業情報

両備システムズ

• - 本社: 岡山県岡山市
• - 設立: 1969年
• - ウェブサイト: 両備システムズ公式サイト

弁護士ドットコム

• - 本社: 東京都港区
• - 設立: 2005年
• - ウェブサイト: 弁護士ドットコム公式サイト

この新しい連携により、自治体の業務が一層効率化され、住民サービスの向上に寄与することが期待されています。

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