大学奨学金業務を支える新しい伴走型サービスの全貌

大学の奨学金業務を進化させる新しい取り組み

近年、大学の奨学金業務は多様化しており、制度の改正や新たな制度の追加が頻繁に行われています。この状況に対して、ハーモニープラス株式会社が提供する「伴走型奨学金BPaaS（Business Process as a Service）」は、大学の奨学金業務に対する支援の形を変えています。従来のシステム導入ではカバーしきれなかったさまざまな課題に対して、同社は制度整理から運用設計、さらに学生対応に至るまでを一体でサポートすることに注力しています。

システム導入だけでは解決できない問題

従来の奨学金業務の課題は、単にシステムを導入するだけでは解決しきれない点です。多くの大学では、制度ごとに要件が異なるため、汎用的なプラットフォームや申請管理SaaSを導入しても、その運用が複雑化してしまうことが実際に見られます。たとえば、学生への説明資料が分散し、問い合わせ対応が減らない状況や、制度整理が一部の担当者に依存してしまう結果、属人化が解消されないという問題が存在します。

ハーモニープラスは、こうした課題を解消するために、制度棚卸し、運用設計、システム活用、及び学生支援を一つの流れの中で実施します。これにより、大学ごとに最適化された運用基盤の構築を目指しています。

共同開発による学生向け申請画面の魅力

同社は大学と協働して、学生向けの申請画面を開発中です。この画面の設計には、学生が奨学金の申請をスムーズに行えるようにするための工夫が凝らされています。具体的には、以下のような機能が盛り込まれています。

- ステップ進捗表示

学生は下書き作成から書類提出、結果通知、誓約書提出までを一目で把握できます。

- AI質問チャット

学生が抱える疑問に対し、AIが即時に回答を提供する機能を搭載しています。これにより教職員への問い合わせ件数を大幅に削減することが可能です。

- 奨学金マッチング機能

申請可能な奨学金を簡単に検索でき、制度の理解を促進する仕組みが整っています。

- お知らせ通知

提出期限や結果通知をリアルタイムで配信し、手続き漏れを未然に防ぎます。

導入大学の声と寄せられた評価

すでにこのサービスを導入している大学からは、多くの前向きなフィードバックが寄せられています。例えば、「制度整理から支援してくれるサービスは初めてだった」という声や、「学生説明会の準備がスムーズになり、職員間の情報共有も楽になった」といった評価があり、実際に業務の効率性向上に寄与していることが窺えます。また、「制度改正対応の際の混乱が軽減し、落ち着いて運用できるようになった」という意見もあり、関係者の負担軽減にも繋がっています。