タカハシグループが導入拡大する「BtoBプラットフォーム契約書」の実情

北海道を中心に様々な事業を展開するタカハシグループが、株式会社インフォマートの提供する「BtoBプラットフォーム契約書」の導入を進めています。このサービスは、企業間の契約をデジタル化することで、効率的な業務運営を支援するものです。本記事では、その具体的な導入事例として、タカハシグループの一員である北東商事株式会社の取り組みを深掘りしていきます。

北東商事の業務課題とは

北東商事は、カラオケ店「キャッツアイ」やベーカリーチェーン「ボストンベイク」を展開しており、非常に多くのアルバイトスタッフを雇用しています。雇用契約の管理は、店舗の店長にとって大きな負担となっていました。特に、契約更新に関する業務は、店長が処理する責任を負っていたため、その負担は計り知れません。

契約更新は通常、3か月または6か月ごとに行われ、その際には個人情報を含む契約書を封書で手渡しするなど、細心の配慮が必要でした。このため、店長は空いた時間を使って契約書を処理することになり、本来の業務に集中できない状況でした。

導入の決め手

タカハシグループは2016年にM&Aを経てインフォマートの「BtoBプラットフォーム契約書」を導入しました。その理由は、グループ内の他社から「信頼できるサービス」と評判を得ていたからです。導入前に他社のサービスと比較を行いましたが、同じグループ内での導入実績が大きな決め手となりました。

具体的な導入効果

1. 店長の負担をゼロに

デジタル化により、店長が個人情報を扱う必要がなくなり、書類を手渡す手間もなくなりました。この結果、雇用契約に関する業務の現場負担はほぼゼロに達しました。今では、従業員はQRコードを通じて直接情報を登録できており、契約更新に関するメール通知が行われることで、抜け漏れの心配も軽減されています。

2. 業務時間の大幅短縮

本部での全店舗分の契約書類送付作業は、わずか1日で完了するようになりました。特に繁忙期である4月と10月には、作業時間がなんと従来の10分の1にまで短縮されています。また、紙の契約書のファイリングが不要になり、重要書類を適切に管理できるようになりました。これにより、事業継続計画（BCP）の観点からも安心感が高まったと言います。

未来の展望

今後は、従業員名簿や保証人情報等、一部は書面での提出を残している業務についてもスマートフォンからの入力が可能となるよう、システムの構築を進める予定です。デジタル契約の実績を生かし、さらなる業務効率化に向けた期待が高まっています。また、効率化によって生まれた余剰時間を接客業務に振り向け、「お客様第一主義」の徹底を図る意向です。

このようにタカハシグループは、デジタル技術を活用し、業務を効率化することで、より良いサービスを提供し続けることを目指しています。