電子契約サービス「freeeサイン」が契約書管理の新機能を追加

進化する電子契約サービス「freeeサイン」

フリー株式会社が提供する電子契約サービス「freeeサイン」で、契約書を保管・管理するための「検索項目自動登録機能」が新たに導入されました。この新機能により、契約書のPDFファイルをアップロードするだけで、契約当事者名や契約の開始日、終了日、自動更新の有無などの重要情報を自動的に抽出し、データとして登録することが可能になります。これによって、契約書の一元管理が実現し、必要な契約書を瞬時に見つけ出すことができるようになります。

なぜこの機能が必要なのか？

電子契約の普及によって、取引先との契約が紙と電子の混在する状況になりがちです。異なる電子契約サービスを使用している場合、契約書の保管や管理が煩雑になり、業務の効率を下げる要因となります。このような課題を解決するために設計されたのが「検索項目自動登録機能」です。特に、契約更新や過去の契約書を確認しなければならない場合、迅速に必要な情報を引き出すことが求められます。

自動登録機能のメリット

この機能により、契約書を手動で取り扱う手間が省け、効率的な文書管理が実現します。さらに、電子帳簿保存法の要件にも対応しており、スキャナ保存や電子取引データ保存のルールを順守しつつ、利用者は安心して契約書を保存できます。また、「文書保管Plusプラン」では、さまざまな書類をタイムスタンプ付きで保管できる機能も搭載されており、スムーズな業務運営が期待されます。

各プランについて

新機能は「Advanceプラン」、「Enterpriseプラン」および「文書保管Plusプラン」で利用可能です。特に「文書保管Plusプラン」は、受領した契約書やPDFファイルのアップロードのみで、タイムスタンプを添えて簡単に保管できるため、特に便利です。他社の電子契約サービスを利用している方でも、締結済みの契約書の適切な保管場所がない場合には非常に役立つプランです。