業務改善ツール「WorkMonitor」が中小企業の変革を後押しする

中小企業支援の新たなアプローチ: WorkMonitor

業務の効率化を目指す中小企業に、新たな選択肢が登場しました。株式会社スケッチが開発した「WorkMonitor」は、法人向けの業務改善ツールとして、多くの企業に革新をもたらしています。このツールは、パソコン上での作業を記録し評価することで、組織内の業務状況を明らかにし、無駄を削減する手助けをします。

WorkMonitorとは何か？

「WorkMonitor」は、Windows用のソフトウェアで、使用したアプリや操作時間、コピー操作などを自動的に記録します。これにより、業務の進行状況を可視化し、どの作業にどれだけ時間がかかっているかを明確にします。このツールの大きな特徴は、単なるデータの収集にとどまらず、データをもとに担当者への聞き取りを行い、具体的な改善施策を検討する点です。

開発の目的

多くの企業が抱える「人が足りない」「もっと業務を効率化したい」といった課題に対して、スケッチは新しいシステム導入やAIの活用を考える前に、まず業務の実態を把握すべきだと考えました。日常的に行われる細かな作業の負担がどのようになっているかを理解することで、効率化の糸口を見つけ出せるのです。

実際の効果

スケッチでは、社内のコンサルタント1名を対象にWorkMonitorを試験的に導入しました。その結果、約半年間で月20〜25時間の業務時間を削減できたという成果が報告されています。これは、単に時間を記録しただけではなく、データをもとに業務の進め方を見直し、余計な作業を省くことに成功したからこその成果です。

具体的な活用方法

WorkMonitorは、以下の4つのステップで活用します。
1. PC作業の記録: ツールが実施したアプリや操作時間を自動的に記録。
2. 記録の振り返り: 活動時間や繰り返し操作が多い箇所を確認。
3. 担当者への確認: どの作業をしていたのか、なぜその作業が必要なのかを聞く。
4. 見直す仕事の選定: 記録と聞き取りをもとに改善すべき業務を特定。

このプロセスにより、業務改善に向けた明確な情報が得られるとともに、実行可能な改善策を見つけ出す手助けになります。

知ることから始める業務改善

スケッチの石原直樹氏は発言します。「AIに何ができるかを考える前に、まずは現留する業務の実態を知ることが重要です。忙しさの原因は、業務量にあるのか、進め方にあるのか。それが分からなければ、本当に必要な改善にはつながりません」と述べました。つまり、業務改善は単に新しいシステムやAIを導入すれば解決するものではなく、実態を把握したうえでの適切なアプローチが求められているのです。

スケッチの使命

株式会社スケッチは、単なる業務改善にとどまらず、企業が抱える多様な課題を総合的に捉え、人材育成やブランドの方向性、組織教育に至るまで、幅広く支援しています。WorkMonitorの開発もその一環であり、企業が自らの力で継続的に変革していくことを目指しています。

今後も、スケッチが手掛ける変革支援に期待が寄せられます。