郵便管理のデジタル化を実現した城西国際大学の成功事例

郵便管理のデジタル化を実現した城西国際大学

この度、城西国際大学が株式会社トドケールの郵便物・配達物管理システム『トドケール』を導入し、手書きでの管理からデジタルでの運用に移行したことで、業務効率が劇的に改善しました。本記事では、この成功事例の詳細を紹介し、その導入プロセスや実際に得られた成果について掘り下げていきます。

導入前の課題

城西国際大学では、総務部が郵便物の管理を手書きで行っていました。毎朝1時間以上かかる手書きの台帳管理や、個々の教職員に対する連絡手段の切り替えに多くの時間を費やし、忙しい午前中はほぼ荷物の対応に追われるという状況が常態化していました。また、長期休暇後には未処理の荷物が山積みとなり、広いキャンパス内での移動や無駄な時間が増加しました。さらに、手書きによる記録が起因した紛失や追跡のリスクも大きな課題でした。

トドケール導入の決め手

『トドケール』導入に向けた動きは迅速でした。実際、城西国際大学が抱える課題への解決策として、トドケールが提案するシステムがジャストフィットだと確信されました。問題の内容と解決策が早期に一致したことが、学内承認をスムーズに進める大きな要因となったのです。また、限られた予算内で収まる費用感もトドケール選定のポイントとなりました。

導入後の成果

トドケール導入後、作業時間は体感で約80%削減され、以前は手書きで追跡番号を転記していた作業が、今では伝票を撮影するだけで完了するスムーズなプロセスに変わりました。登録は1件あたり1分未満で済むようになり、写真付きの通知によって教職員が自発的に荷物を受け取りに来る流れが定着。これにより、以前はあった問い合わせや捜索の手間が激減し、現場の負担も軽減されています。

教職員への周知とデジタル化の広がり

城西国際大学では、トドケールのサービスを導入した際、教職員への周知活動を丁寧に行いました。教育機関全体にデジタル化の認識が広がり、荷物の管理が「見える化」されたことで、現場においても紛失リスクが減少し、心理的な負担が軽くなりました。

大学の広大なキャンパスを考慮すると、移動時間の短縮とデジタル化により、全体の業務効率が飛躍的に向上したことは明らかです。今後は、タイムカード打刻や入退室管理を含めた大学全体のデジタル化が進むことが期待されています。

担当者の声

「作業時間が本当に大幅に削減されることで業務が楽になったことが一番の成果です。荷物の写真を通じて、何が残っていて何を受け取ったのかを効率的に管理できるようになりました。古い手法から脱却でき、ストレスが軽減されたことを実感しています。」と、総務部の担当者の方々は口を揃えています。

このように、城西国際大学におけるトドケールの導入は単なる業務の効率化だけでなく、全体的な働き方の改善にも寄与しています。これからもデジタル化の波は多くの教育機関や企業に広がっていくことでしょう。