汎用予約システム「otetsuzuki」が革新を遂げ、業務効率化とサービス向上を実現！

汎用予約システム「otetsuzuki」の革新

シフトプラス株式会社が提供する汎用予約システム「otetsuzuki」。このシステムが新たに進化し、業務の効率化と住民サービスの向上に向けた5つの新機能を搭載しました。これにより、自治体や施設が抱える業務負担を軽減し、より円滑なサポートを実現します。新機能の魅力を一つずつ見ていきましょう。

1. 仮予約機能の導入

新たに追加された仮予約機能では、電話や窓口で予約を受け付ける際に、全ての情報を最初から揃える必要がなくなりました。利用者は日時だけを入力することで予約が完了でき、急いでいる方にとって大きな助けとなります。これにより、住民は必要な時間帯を逃すことなく、業務のスピードも大いに改善されるでしょう。仮予約後の再確認も不要で、スムーズな受付が可能です。

2. 予約キャンセル理由機能

予約キャンセル時に理由を記入する項目が追加され、必要に応じてその理由が必須となることもあります。この機能により、簡単なキャンセルを避けることができ、キャンセルの傾向を把握することで、さらに効率的な施設運営が可能になります。これは、サービス改善への重要な一歩と言えるでしょう。

3. 再決済機能の利便性

予約内容が変更された場合の追加料金や返金処理も、このシステム内で簡単に処理できるようになりました。スタッフが手作業で行う従来の方法に比べ、業務の負担が大幅に軽減されることは間違いありません。また、利用者に対しても自動でメールで再決済の依頼が届くため、安心感があります。

4. 書類処理の効率化

新設された予約添付ファイル一括出力機能により、予約に関連する書類を一度にダウンロードできます。これにより、書類を個々に確認する必要がなくなり、事務作業の時間を大幅に削減することができるでしょう。特に、複数の予約を管理する施設にとって、この機能は非常に有用です。

5. リマインドメールの日程設定

予約リマインドメールの送信日を柔軟に設定できるようになりました。これにより、利用者が予約を忘れないようにタイミングを最適化でき、無断キャンセルを減少させる効果が期待できます。施設の稼働率を高めるためには、この機能の活用が鍵となります。

導入後の効果

これらの新機能は、業務の総合的な効率化に寄与します。窓口や電話での対応時間の短縮が実現され、住民の待ち時間も減少します。また、キャンセル理由の記述により、サービスの質を向上させることが可能になります。会計処理の自動化は、事務ミスを減らしながら業務の効率を高めます。

さらに、書類管理の効率性が向上し、必要書類の確認にかかる時間が大幅に削減されることになります。最適なタイミングでのリマインド機能により、予約忘れが減り、全体的な稼働率も向上します。