芝浦工業大学がZoho Connectを導入し研究室運営を改革する成功事例
芝浦工業大学におけるZoho Connect導入の成功事例
芝浦工業大学の建築学部にある志手研究室では、組織内のコラボレーションツール「Zoho Connect」を活用し、運営の効率化を目指しました。この導入事例では、研究室の情報管理や引き継ぎがどのように改善されたのかをご紹介します。
導入の背景
大学の研究室においては、毎年学生が新しく入れ替わるため、研究や教育活動を持続するための情報管理が大きな課題とされています。これまでの方法では、日常の連絡にチャットツールを使い、資料は異なるストレージで管理し、ルールも口頭や個別の資料で伝達されていました。このような情報の分散状態では、必要な情報が見つからない、過去の経緯が不明瞭になるなどの問題が頻繁に発生していました。
そこで、志手研究室は日々の業務で発生する情報の流れを管理し、運営ルールや事例を持続的に蓄積できる仕組みを構築することを目指しました。
Zoho Connectの導入とその効果
Zoho Connectの導入により、研究室内の情報を一つの環境で管理することが可能となりました。特に以下の3つの点で効果が見られました：
1. 情報のライフサイクルの一元管理
研究室内の情報は、日常的な連絡から行事予定、マニュアル、過年度の資料などさまざまです。それまでのバラバラな管理方法から脱却し、Zoho Connectを通じて一元的に重複なく最新の情報を更新していくことができるようになりました。これにより、年度をまたいだ情報の引き継ぎもスムーズです。
2. 教員側の運営負荷の軽減
情報の所在がはっきりすることで、教員は同じ説明を何度も繰り返さなくても良くなりました。学生にも「ここを見れば分かる」という参照先が明示され、問い合わせが減少。これにより教員は研究や教育活動に集中できる環境が整いました。
3. 高い汎用性
この取り組みは、特定の研究室に限らず、学内委員会やゼミ、学生プロジェクトなどの情報管理にも役立てられます。毎年変わるメンバーでも、情報の持続的な管理が可能になり、その運営の質を向上させることができます。
担当者のコメント
芝浦工業大学の教授、志手一哉氏は、「研究室では情報の引き継ぎが常に課題でしたが、Zoho Connectの導入で情報の一元管理が可能になり、運営負担が軽減されたと感じています。」とコメントしています。
導入のプロセス
最初はZoho Connectの無料版からスタートし、使用していく中で情報量が増えたために有料版へ移行。利用範囲もスムーズに拡張でき、持続的に利用を続けることができています。
終わりに
芝浦工業大学の志手研究室の事例は、大学内の運営だけでなく、企業や他の教育機関でも有効な取り組みとして注目されています。人が変わっても活動が途切れない環境作りは、今の時代に特に重要です。私たちが情報をどのように管理し、継承していくかは、これからの組織運営の鍵となるでしょう。
会社情報
- 会社名
- ゾーホージャパン株式会社
- 住所
- 神奈川県横浜市西区みなとみらい３丁目６−１みなとみらいセンタービル 13F
- 電話番号
- 045-319-4611
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