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SUS株式会社が電子化した申請・承認業務の効果

静岡県静岡市に本社を構えるSUS株式会社は、現在、全国25拠点以上での申請・承認業務を電子化する取り組みを進めています。これは、時代のニーズに応じた一歩前進であり、業務効率化のために導入されたクラウド型ワークフローシステム「Create!Webフロー Cloud」の導入効果に注目が集まっています。

導入背景と課題

SUS株式会社は、アルミプロファイル分野で世界的なシェアを誇る企業です。これまで、稟議書や各種申請書の流れは紙での回覧が主流であり、承認には最大で一週間を要するケースも珍しくありませんでした。このような紙の運用は、書類の所在不明や確認漏れといったリスクを抱え、さらに書類の増加によって保管スペースの確保や管理コストも問題視されていました。

これらの悩みを解決するために、SUS株式会社はCreate!Webフロー Cloudを導入しました。導入当初は「既存の様式を維持しつつ電子化できるか」という不安もありましたが、実際にはこのシステムがその不安を払拭する役目を果たしました。

導入後の効果

Create!Webフローの導入により、SUSの承認業務は見事に変革を遂げました。最長1週間を要していた承認フローは最短1日で完了するようになり、意思決定の迅速化に寄与しています。また、申請書の電子化を通じて、約50種類の申請書が一元管理され、図面や証憑資料もそのまま利用できるようになりました。

これにより、紙書類の量も大幅に削減され、保管スペースの圧縮が実現しました。具体的には、従来は数冊のファイルが棚に占拠していたのが、現在はその1割未満に抑えられています。この改善により、管理コストも減少し、スタッフが他の業務に集中できる環境が整いました。

Create!Webフロー Cloudの特長

Create!Webフロー Cloudは、従来の帳票レイアウトを活かし、稟議書や決裁申請書などの運用を電子化することができるワークフローシステムです。申請フォームの自由な設計ができるため、企業ごとの複雑な業務フローにも柔軟に対応可能です。また、画像やPDFファイルを直接申請書に貼り付けられる機能も備えており、従来の運用イメージを崩すことなく移行が可能です。

このシステムはクラウドサービスとして提供されており、サーバー構築の手間がかからないため、全国の拠点での利用もスムーズです。さらに、モバイル端末からの承認にも対応しており、時間や場所にとらわれない申請・承認環境の構築が実現されています。

最後に

SUS株式会社が導入した電子化ワークフローは、効率的で見える化の進んだ仕組みを提供し、業務の透明性を高めることに成功しています。今後もこの取り組みがさまざまな企業への導入を促進し、業界全体のデジタルトランスフォーメーションが進むことが期待されます。

その詳細については、公式ウェブサイトにて確認することができます。
SUS株式会社公式サイト
Create!Webフロー公式サイト

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