帳票DXによって変わる業務効率化と内部統制の強化方法

帳票DXで業務改革を実現

最近開催されたウェビナーでは、帳票業務のデジタル化が進む中での効率的な業務運営に関する重要なテーマが取り上げられました。特に、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した帳票業務の自動化が焦点となりました。

電子化のメリット

電子帳簿保存法やインボイス制度の導入が進む中、多くの企業では請求書や発注書の電子化が行われています。この流れは、法的な遵守だけではなく、担当者の業務負担軽減や生産性向上にも寄与しています。実際、電子化を進めた企業は増えており、その効果を実感している様子が伺えます。

残る“最後の手作業”

しかし、電子化が進む一方で、いまだ多くの企業では帳票の出口である取引先への送付が自動化されていない現状があります。取引先ごとに異なる送付要件や受領環境が存在するため、ERPシステムから出力したデータをPDF化し、メールや郵送、FAX等で送付することが依然として手作業で行われています。この非効率な運用は、経営資源の浪費を引き起こし、業務のスムーズな流れを妨げています。

課題解決の方法

ウェビナーで紹介されたオージス総研の新しいEDIサービス「eCubenet」は、取引帳票の送付業務を自動化する新しいラインアップに着目しています。このサービスを使用することで、請求書や発注書などの帳票送付に残る「最後の手作業」を効率化できます。この仕組みは、ERPシステムに登録した帳票データをもとに、取引先ごとに設定された送付手段を活用して自動で処理が行われるものです。

たとえば、Webダウンロードを希望する取引先には、ダウンロードリンク付きの案内メールを送信し、FAX対応の取引先には紙の送付を行うなど、個別の作業なしで一元化されたプロセスが実現します。これにより、業務にかかる負担を大幅に軽減し、法的な証跡整備も同時に行えます。