文書管理システムと生成AIの融合が業務効率化を加速！

生成AIと文書管理システムの新時代

住友電工情報システム株式会社は、2025年2月28日から文書管理・情報共有システム「楽々Document Plus」において、生成AIとの連携オプションを新たに販売開始します。この革新的な取り組みにより、社内情報を基にした高精度な対話が可能となり、業務効率化に寄与することが期待されています。

生成AIの可能性

生成AI、特にChatGPTなどの最近の技術は、対話形式のインターフェースを通じて人間の質問に柔軟に応じる能力を持っています。もともとこのような技術は、個人の利用からスタートしましたが、ビジネスや行政などさまざまな分野でもその活用が進んでいます。特に、文書管理システムと統合することで、蓄積された情報に基づく質の高い回答が生成できる点が強みとなります。

業務効率化を実現する連携

楽々Document Plusは、契約書管理やISO文書管理など、さまざまな文書を扱える汎用的なシステムです。その中で、最新の文書のみを基にした情報を生成AIに提供し、ユーザーの権限を考慮した質の高い回答を実現します。これにより、従来の検索で陥りがちな情報の取捨選択の煩わしさが軽減され、業務の省力化が期待されるのです。

RAGの導入でさらなる進化

近年、生成AIをビジネスに導入する際、情報のセキュリティと精度を保つことが課題として浮上しています。その解決策として注目されているのが、RAG（Retrieval-Augmented Generation）技術です。RAGを活用することで、社内情報をシステム内で検索し、必要な部分だけを生成AIに連携することが可能になり、安全かつ正確な情報提供が実現されます。

インタラクティブな対話

楽々Document Plusに搭載されている生成AI連携オプションでは、ユーザーが自然な言葉で質問を行うことができます。「海外出張の旅費について知りたい」や「申請手続きはどうする？」といった具体的な質問に対して、的確な回答を提供します。また、生成された回答に対してさらに「もっと詳しく知りたい」「簡潔にまとめて」といった追加質問を行うことができ、ストレスのない情報収集が可能です。

安全性と最新情報の提供

楽々Document Plusでは、常に最新の正式版文書が公開されており、ユーザーの閲覧権限を考慮した回答が得られます。この仕組みにより、情報のセキュリティも確保されつつ、最新情報を反映した回答が得られるメリットがあります。これにより、業務プロセスの効率が飛躍的に向上することでしょう。

今後の展望

今後、住友電工情報システムでは、生成AIとのさらなる連携として、書類属性の自動抽出機能なども計画しています。ビジネス環境の変化に応じた迅速な適応が求められる中、文書管理システムと生成AIの連携は、新たなビジネスシーンの標準化を目指します。

このような強化されたシステムにより、企業は時代のニーズに応じた柔軟な業務運営を実現することができ、文書管理の新たなスタンダードが築かれることでしょう。