焼津市役所が導入したkintoneとカスタマインで業務効率を劇的に改善

焼津市役所のkintoneとカスタマイン導入の成功

静岡県の焼津市役所は、業務の効率化を目指し、kintoneとカスタマインの全庁導入を行いました。この取り組みの結果、年間でなんと3,600時間の業務削減に成功しました。本記事では、この導入がどのようにして実現したのか、具体的な取り組みと成果を詳しく紹介します。

背景と課題

焼津市役所では、作業の非効率さが大きな問題となっていました。複雑なExcelファイルやアナログな手続きによって、業務は時間がかかり、職員の負担も増す一方でした。特に、異動によってメンテナンスできなくなるExcelのマクロや、多くの手入力が必要なアンケート処理が現場での課題となっていました。

そこで、2023年5月には「ノーコード宣言シティ」への参加を表明し、ノーコードツールを活用した業務改善を推進することにしました。そして、kintoneの全庁導入という大きな一歩を踏み出しました。

導入の概要と活用方法

焼津市役所はkintoneとカスタマインをどのように活用したのでしょうか。具体的な内容を見ていきましょう。

1. 複雑業務のkintone移行

これまで複雑な関数を使い、手作業で行っていた学校給食の収納管理をkintoneとカスタマインで再構築しました。月次処理後の誤入力防止やアプリ間の自動転記などをノーコードで実現し、業務を効率化しました。

2. 直感的な画面設計

誰でも使いやすいアプリ設計を目指し、カスタマインを用いた約130のアプリの操作性を向上させました。メリハリのある設計により、多くの職員が気軽に利用できるようになりました。

3. 外部システムとの連携

建設工事の設計図書を市民がWebで閲覧できる仕組みを構築し、申請情報をkintoneに登録。さらに、セキュリティ制御を強化し、対応しています。

4. 市民サービスの拡充

熱中症対策として設けたクーリングシェルターの管理アプリを導入。市民がスマートフォンで最寄りの施設を検索できるサービスが提供されています。

導入による成果

kintoneとカスタマインの導入から約1年で、年間3,600時間の業務削減を達成しました。職員はプログラミングの知識がなくても業務を構築できるため、業務の可能性が広がり、定着が進んでいます。「kintoneでできることが格段に広がった」との反響も多く寄せられています。

この成功事例は、今後の官公庁の業務改善においても参考になることは間違いありません。