Jstyleが導入したZoho Oneが業務効率を大幅改善し新たな地平へ

Jstyleが実現した業務基盤の革新

株式会社Jstyleが提供する留学支援サービス「夢カナ留学」が、業務の効率化を目的に統合型ビジネスプラットフォーム「Zoho One」を新たに導入し、業務基盤を刷新しました。この導入によって、顧客情報や契約業務の効率が劇的に向上し、特に契約関連業務にかかる時間を月20時間からわずか1時間へと大幅に削減することに成功しています。

導入の背景

Jstyleは、留学支援サービスを展開する中で顧客数が増加し、取扱データも増大。従来はスプレッドシートによる管理を行っていましたが、業務フローにおける非効率が目立つようになりました。特に、部門ごとに別々の顧客情報を管理していたため、データの分断や重複入力、確認にかかる時間が課題でした。

ここで、マーケティング部門では成約データの集計に毎朝30分以上を要する状態が続いており、本来の顧客対応に充てるべき時間が事務作業に奪われる状況が続いていました。運用の限界を実感していた同社は、業務フローの見直しに取り掛かりました。

スクラッチ開発からの転換

当初、Jstyleは自社業務に最適化した業務システムのスクラッチ開発を目指していましたが、開発が進む中で事業の成長や業務要件の変化が絶えず、一度完成したとしても新たな改修が必要になるという実情が浮き彫りになりました。このため、柔軟に拡張できるプラットフォームを求め、外部サービスの導入へと方針を変更しました。

Zoho Oneの導入

選ばれたのは、Zoho One。これはCRMやワークフローなど50以上の業務アプリケーションが統合されているビジネスプラットフォームです。一つの契約で複数のアプリケーションを利用し、データの連携がスムーズに行える仕組みを持っています。

Jstyleでは、Zoho Oneを通じて顧客データや商談情報を流動的に連携し、あらゆるステップのデータが一度の入力で他の業務に活用できる体制を築きました。これにより、部門間での二重入力やデータ転記が不要となり、業務全体の整合性が向上しました。

導入プロジェクトの進行

導入プロジェクトは、6〜7名のチームによって進められ、約4か月の短期間で本稼働を実現しました。特に、ゾーホージャパンの姿勢が導入を後押ししました。段階的なヒアリングを通じて、Jstyleのニーズに応じた適切なサポートを行いやすい環境を整えた点が評価されています。

効果と成果

Zoho Oneの導入後、契約関連業務は月20時間からわずか1時間へと削減され、成約データ集計作業も自動化されました。この結果、業務停滞を解消し、効率的な運営が実現しています。特に契約業務に関しては、Zoho CRMと関連するアプリケーションの連携によって、情報が自動的に後続の工程に反映される仕組みが整い、確認や修正にかかる時間が格段に短縮されました。

未来への展望

Jstyleは今後、Zoho CRMを中心にさらなるデータ活用や業務自動化を進めていく方針です。現場主導での業務改善を続けつつ、事業成長に応じた適切な業務プロセスの最適化を図っていくことが期待されます。

導入企業の声

JstyleのCMOである中村圭介氏は、「顧客管理ツールの導入を考える企業に対して、Zohoは魅力的な選択肢の一つだと思います。機能が豊富で、拡張性も高く、事業規模が成長してもコストが極端には上がらない点が特に優れています」とのコメントを寄せています。また、他社のシステムに苦しむ企業は、早めに業務基盤を刷新する重要性を訴えています。