不動産業界における契約管理の現状と電子契約の影響についての調査結果

不動産業界における契約管理の実態

Sansan株式会社が、働き方を変えるDXサービスを提供する中で、不動産や商業施設の管理・運営業務に従事する約1000名の会社員を対象に、「不動産・商業施設に関する契約の実態」について調査を行いました。この調査は、電子契約が解禁されてから3年が経過した現在、業務における契約管理の進展状況を把握し、どのような影響を及ぼしているのかを掘り下げたものです。

調査結果の概要

調査の結果、驚くべきことが明らかになりました。実に62.4%の不動産・商業施設運営者が契約の管理や確認において問題を抱えており、そのうちの53.0%はその不備によって企業の利益に悪影響が出たと回答しています。特に、予期しない「空室期間」や「余分な原状回復費」などが発生し、最大で1億円の損失が確認されました。契約書の管理方法に関しては、依然として「紙の契約書をキャビネットで保管する」という方法が主流であり、リモートワークやデジタル化の流れに逆行していることも指摘されています。

契約管理の不備とその影響

具体的にどのようなトラブルが発生しているのかを見てみましょう。一例には、契約書の記載内容の曖昧さから、退去時に余分な原状回復費用を支払わなければならないケースや、原本データの誤入力が原因で未請求の費用が長期間発生するケースなどがあります。これらのトラブルの影響で、企業は巨額の損失を被ることに繋がるのです。

電子契約の導入状況

不可解なことに、電子契約解禁後も契約の管理方法に大きな変化は見られませんでした。調査によると、契約書の管理方法として「紙の契約書をキャビネットで保管」しているという回答が64.7%を占め、一方で「電子データで受け取り・保管」としている企業はわずか35.8%にとどまっています。これは、電子契約導入による業務の効率化が進んでいないことを示唆しています。

さらに、DX（デジタルトランスフォーメーション）の進展に関しては、「あまり進んでいない」と「全く進んでいない」を合わせると、55.1%の企業がDXが進んでいないと感じており、その原因は「紙文化」の根強さや「取引先の対応不足」が上位に挙げられています。従って、電子契約の導入は可能でも、業界全体での文化の変革が求められると言えるでしょう。

DX進展による効果

興味深いことに、DXが進んでいる企業では、契約の管理や確認の不備が減少しているとの結果が出ました。具体的には、DXが進んでいる企業の中で47.4%が「不備が減少した」と回答しており、逆にDXが進んでいない企業では、その割合がわずか15.7%であることが証明されています。このように、DXが契約業務において大きな影響を与えることが明らかとなりました。

今後の取り組み

Sansan株式会社の執行役員である尾花政篤は、DXの推進に向けた意義を強調しています。契約の管理や確認においてしっかりとしたデジタル化が進まなければ、損失や利益問題は改善されないとのこと。Sansanが提供する取引管理サービス「Contract One」は、利益を守るために、契約書を正確にデータ化し、企業が契約に関する不備を解消する手助けを行うとしています。

このように、今後の不動産業界においては、契約管理のデジタル化がより一層求められるでしょう。業界全体での意識改革が進むことを期待しています。