広島県がコニカミノルタとGMOグローバルサインで電子契約導入

広島県の文書管理システムにGMOサイン導入

広島県は、コニカミノルタジャパン株式会社とGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社の協力により、文書管理システムと電子契約・電子公印の導入を決定しました。これにより、自治体業務のデジタル化と業務効率化が実現し、持続可能な行政サービスの提供が期待されています。

導入背景

日本の自治体は、人口減少に伴う厳しい環境下で、市民に質の高いサービスを提供するために、デジタルトランスフォーメーション（DX）が求められています。日々大量の文書を管理する必要がある自治体にとって、文書管理の業務を効率化することは急務です。コニカミノルタジャパンは、これまでの経験を活かし、自治体向けに文書管理システムの導入支援を行い、ペーパーワークのデジタル化を推進しています。一方、GMOグローバルサイン・HDは、信頼性の高い電子契約サービス「GMOサイン」を提供しており、自治体の業務負担を軽減しています。

広島県は2024年9月に新しい文書管理システムの構築をコニカミノルタジャパンに依頼し、その一環としてGMOサインとのシステム連携を決定しました。2026年3月からの運用開始に向け、両社の協力が進められています。

解決される課題と提供される価値

新しい文書管理システムとGMOの電子契約システムの統合によって、広島県は契約書の作成から署名、文書管理までをシームレスに行うことが可能になります。また、処分通知などの公式文書もデジタル化され、県内の業務全体が一元管理されます。これにより、印刷や郵送にかかるコストや時間を大幅に削減し、行政サービスの効率化と質の向上が期待できます。

さらに、電子署名の利用権限を厳格に管理することで、不正利用のリスクを減少させることができ、全体的なガバナンスの強化にもつながります。コニカミノルタとGMOは、広島県での導入を踏まえ、今後さらに全国の自治体への展開を計画しています。

導入したシステムの紹介

今回、広島県に導入された文書管理システムは、「ChangeMagic」と「iDSS」の2つのケープレックス・インク社製品です。ChangeMagicは、厳密な文書の管理を行うための基盤を提供し、様々な文書の更新履歴を管理します。iDSSは、文書の決裁フローを管理し、決裁過程を記録することで原本性を保証します。

GMOサインとGMOサイン電子公印

GMOサインは、電子契約の締結から管理までを一元的に支援するサービスであり、広島県においても重要な役割を果たします。これを使用することで、契約に関する業務が大幅に省力化され、デモクラティックな行政サービスの提供が可能になるでしょう。電子公印についても、安全に文書をデジタル化できるように設計されています。

この新しいシステムが稼働することで、広島県の行政業務はますます効率的になり、収益も向上するとともに、環境への配慮を高めていくことが期待されます。