オンライン火葬予約導入が業務効率を劇的に改善、岐阜・沖縄の成功事例

オンライン火葬予約導入が業務効率を劇的に改善

お盆を迎えるこの時期、終活やお葬式への関心が高まってきます。そんな中、日本では年間162万人の死亡者が予想され、火葬の需要も増加しています。この背景により、火葬場の運営も一層の効率化が求められています。

その解決策として岐阜県の飛騨市と沖縄県うるま市が共同で取り組む「スマート火葬予約」が注目されています。このシステムは、従来の電話やFAXによる予約管理をデジタル化し、スムーズな業務を実現しています。

デジタル化による業務効率化

飛騨市では、スマート火葬予約導入後、年間560件もの予約がオンラインで行われるようになり、電話応対はほぼゼロになりました。また、夜間の宿直呼び出しも解消されました。沖縄県の「公益財団法人いしかわ斎苑」も予約システムの導入により、夜間でも迅速に予約が確定できるようになり、稼働率が約10%向上しています。

デジタル化の最大の利点は、業務の効率化だけでなく、遺族の利便性向上にも寄与している点です。葬儀社はスマートフォンで簡単に火葬炉の空き状況を確認し、その場で予約を完了させることが可能になりました。このため、葬儀の日程が迅速に確定し、その後の移動手配などもスムーズに行えるようになっています。

課題解決への対応

店舗では、アナログでの予約管理が多くの課題を生んでいました。従来は「紙」に情報を記載し、FAXで行った書類や調整の遅延、ダブルブッキングといった問題も頻発していました。これらの問題に立ち向かうため、岐阜県と沖縄県の火葬場は、特化した予約管理システムを導入しました。この取り組みによって、電話の応対時間が大幅に短縮され、予約の迅速化も実現しました。

現場からの喜びの声

実際の利用現場からも、多くの好評の声が寄せられています。飛騨市役所の市民福祉部では、電話対応の手間が大幅に削減され、迅速な火葬予約が実現したと述べています。市役所の職員も、窓口や宿直中の電話対応が激減し、ストレスを感じることなく業務に専念できています。

いしかわ斎苑の代表者も、業務を中断せずに24時間体制で予約を受け付けられるメリットを強調。夜間にも受付が可能で、業務効率が格段に向上したと嬉しい報告をしています。