住友電設が実現した業務改善プロジェクトに見るポータルサイトの進化

社内ポータルの刷新で業務プロセスが進化

住友電設株式会社は、近年急速に進化するデジタル技術を活用して業務の効率化を図るため、社内ポータルのリプレイスを計画しました。このプランの遂行にはディスカバリーズ株式会社の協力が不可欠でした。2社は「InSite」と「IntelliReport」の導入を通じて、ポータル利用率をなんと250%アップさせたのです。

課題から始まった刷新への道

住友電設は、長期間にわたり自社開発したポータルサイトを運用していましたが、次第にさまざまな課題が浮上してきました。まず、ポータルの利用率は伸び悩んでおり、ユーザーに重要な情報が届きにくい状況が続いていました。また、情報を掲載する際には各部門が情報システム部に依頼しなければならず、担当者にとっては手間がかかるものでした。さらに、長年の運用によりインターフェイスの改良も困難となっていました。

これらの課題を受けて、住友電設はマイクロソフトのSharePointを活用し、構築だけでなく、運用のコンサルティングと伴走型支援を行えるITベンダーを探していました。その結果、ディスカバリーズとのパートナーシップが決まりました。

本質的な改革の第一歩

プロジェクトは「あるべきポータルサイトの姿とは？」という問いからスタートしました。単なるリプレイスに留まらず、業務プロセスそのものを大幅に改善することを目指しました。関係者を巻き込みながら現場の意見を取り入れ、情報発信の新しい形を導入しました。特に、InSiteの直感的な操作性を活かし、各部門が自らの手でサイトを管理できる体制を構築しました。

具体的な取り組み

ディスカバリーズは、立案から運用まで3つのフェーズに分けて支援を提供しました。
1. 企画フェーズ：ヒアリングを通じて課題を明確化。具体的な解決策として、SharePointとInSiteを組み合わせました。
2. 構築フェーズ：インターフェースの改善を進め、各部門が容易に情報を発信できるようにしました。
3. 運用フェーズ：導入後も運用をサポートし、ポータルの価値を高め続けました。

データドリブンな運用の実現

導入後、「IntelliReport」を活用して社内ポータル運用のデータを可視化しました。これにより、利用率が以前の約25%から約60%へと向上し、現場主体での情報発信ができるようになりました。

また、ディスカバリーズからは、毎月の運用データを基にした改善施策の提案が行われ、ユーザーからも好評を得ています。特に大西氏が語ったように、外部の事例を踏まえた情報の提案は心強いとのことです。このように、コミュニケーションが活性化し、情報システム部門の負担も軽減されました。