中間貯蔵・環境安全事業がAgileWorks導入で業務効率化を実現

近年のデジタル化の波に乗り、中間貯蔵・環境安全事業株式会社（JESCO）がワークフローシステム「AgileWorks」の導入を果たしました。これにより、同社は業務申請のデジタル化を進め、申請スピードをなんと2倍にしてしまったのです。

AgileWorks導入の背景

JESCOは、政府全額出資の特殊会社として全国5カ所でPCB廃棄物処理や中間貯蔵事業を展開しています。行政のデジタル化に伴い、政府からの要請を受け、申請業務のデジタル化を進める必要がありました。しかし、全国の拠点では紙の申請書を使っており、決裁には約1週間を要し、迅速な意思決定が求められる中でその運用は遅滞していました。さらに、組織内の年齢層が高く、アナログな文化が根付いているという課題もあったため、デジタル化が喫緊の課題となっていました。

そこで、JESCOは「AgileWorks」というワークフローシステムを導入することに決定しました。

AgileWorks選定の理由

JESCOがAgileWorksを選んだポイントは、普段の業務に違和感なく利用できることに加え、特に重視したのは「紙の申請書のデザインを再現できること」と「申請書の閲覧効率を高める機能」でした。また、AgileWorksのメンテナンス性が高く、組織図の変更を事前に予約可能な「先付けメンテナンス」の機能も高く評価されました。これにより、業務のフレキシビリティが向上することが期待されました。

AgileWorks導入による効果

AgileWorksの導入により、現在JESCOでは約600名の社員がこのシステムを利用しています。これまでのほとんどの業務がデジタル化され、運用開始から約3年で累計申請数は約45,000件にも達しました。従来は1週間かかっていた承認までの期間が、なんと約3日間に短縮され、申請スピードはほぼ2倍に加速しました。

また、申請書の持ち回りや決裁後の保管作業が不要になり、複雑だった申請書の取り扱いも手間なく行えるようになりました。これにより、申請書の処理や保管にかかる手間が大きく軽減され、業務効率が飛躍的に向上しています。さらに、AgileWorksの使いやすさは、デジタルに親和的な組織文化の基盤づくりにも貢献しています。

AgileWorksの特徴

「AgileWorks」は、複雑な承認フローにも対応する高い拡張性を持つ中堅・大規模組織向けのワークフローシステムです。大規模で複雑な組織構造に適しており、人事異動や組織改編に対しても迅速に対応可能です。最近リリースされたR3.0では、「Web API」や「全文検索」、「ビジネスチャット通知」などの新機能が追加され、利便性の大幅な向上が実現されました。

また、申請承認業務の状況を可視化する「ワークフロー統計情報の取得」機能も追加され、業務の効率化が進められています。企業のニーズや規模に応じて、パッケージ版やクラウド版を選ぶことができます。