北海道中央バスがワークフローシステムで業務効率を劇的に改善

北海道中央バスの業務効率化の取り組み

北海道中央バス株式会社（以下、中央バス）は、業務環境の改善に向けて新しいワークフローシステム「X-point Cloud」を導入しました。この仕組みは、稟議プロセスを迅速化し、業務のデジタル化を推進しています。特に、遠隔地にいる承認者の不在による決裁待ちの時間を大幅に短縮し、業務の効率化を実現しています。

導入の背景

中央バスは、小樽市を本社とし札幌本部を持つバス会社です。両拠点の往復に時間がかかるため、重要な稟議書の承認を得るために1日がかりになることも多く、社員にとって大きな負担となっていました。このような背景の中で、ワークフローのデジタル化が急務とされました。

課題

- 承認待ちの時間の発生: 承認者が不在の際には待機時間が生じ、これが業務の遅延を引き起こしていました。
- 申請書類の郵送手間: 社内便を利用しての書類の発送・受領作業が手間となり、業務効率に悪影響を与えていました。
- 紙からのデジタル移行: 従来の紙の申請書のスキャンやファイリングが必要で、手間や時間がかかっていました。

「X-point Cloud」を選んだ理由

中央バスは、複数の選択肢の中から「X-point Cloud」を選択しました。理由の一つは、紙の申請書のレイアウトを忠実に再現したフォーム作成機能。これにより、業務のデジタル化による社員の違和感を最小限に抑えることが期待されました。

導入の効果

「X-point Cloud」の導入により、従来は1週間かかりつつあった稟議手続きが即日で承認されるようになりました。これは、業務の効率を劇的に改善し、時間の節約につながっています。

デジタル化の成果

導入後、紙の申請書を社内便で運ぶ必要が無くなり、各拠点間の申請業務は大幅に効率化。加えて、X-point Cloudは既存の文書管理システムと連携し、承認後の申請書保管作業も自動化。これにより、保管作業の負担が軽減されただけでなく、組織全体のデジタル化も進展しました。従来の紙の業務フローを見直すことで、社員はより生産的な業務に集中できる環境が整ったのです。

中央バスの未来

創立80年以上の歴史を持つ中央バスは、地域に密着した交通サービスを提供し続けてきました。今後も「X-point Cloud」を活用し、さらなるデジタル化を推進することで、地域社会への貢献を続けていくでしょう。この取り組みは、他の企業や機関にとっても良い範例となり、全体的な業務効率化に寄与することが期待されます。

デジタル化を進めた中央バスの実績は、他の企業にとってもインスピレーションとなり、未来のワークフローの在り方を示す灯火となるのです。