福岡ダイハツ販売が業務効率化の新システムを導入！

福岡ダイハツ販売が業務フローを一新！

福岡ダイハツ販売株式会社が新たに『マネーフォワードクラウドインボイス』を導入しました。このシステムは、自動車の販売や整備を手掛ける同社の経理部門と現場業務の効率化を図るための重要なステップとなります。導入に至った背景やその影響について詳しく見ていきましょう。

1. 導入の背景

これまで、福岡ダイハツ販売では請求書の送付作業を手作業で行っていました。具体的には、基幹システムからデータを出力し、紙に印刷、その後の封入・封緘・郵送という手間のかかるプロセスを経ていました。特に部品部門では、月に1,000通を超える請求書を処理する必要があり、多大な作業負担が課題となっていました。

さらに、最近の郵送料金の値上げも影響してコストが増加。こうした現状を打破し、業務を効率化できる手段を模索することが急務とされていました。

2. マネーフォワードクラウドインボイスの選定理由

このような課題に直面していた福岡ダイハツ販売が導入を決定したのは、複数の製品の中でも『マネーフォワードクラウドインボイス』の「PDF分割機能」が高く評価されたためです。この機能は、一つのPDFファイルにまとまった請求書を、取引先ごとに自動的に分割して送付できるというものです。これにより、工数を大幅に削減することが可能になります。

3. 経理部次長の寄稿

経理部次長の半田様は、部品部門における請求書発行・送付件数の多さから、手作業では限界を感じていたと語ります。「郵便料金の高騰が重なったこともあって、業務を簡素化するためにシステム導入を決めました」と、その背景を明かしました。

また、選定理由には適合した運用ができた「PDF分割機能」と、取引先の利便性を考えた「Web送付機能」が重要だったのです。取引先はメール添付で請求書を受け取ることが多いですが、Web上で確認できる仕組みは大きなメリットだとしています。

4. スムーズな移行と今後の展望

導入後には、顧客からの戸惑いもほとんどなく、スムーズにシステムに移行できたとのことです。また、未開封の取引先を可視化できる仕組みも整っており、営業担当者が迅速にフォローできる点も大きな助けとなるそうです。これにより、業務の効率化とコスト削減が実現したのです。

今後は、部品部門で蓄積したデータを基に、他の部署へのシステム導入も前向きに検討していくとのことです。実績をもとにさらなる業務の改善を図る予定です。