介護請求業務を自動化する新システム「N-SYSTEM-pay」のご紹介

近年、介護事業における請求業務の負担が重くなっており、その効率化が求められています。介護施設では、提供するサービスの料金を利用者や保険者に請求する必要がありますが、これには多くの手間と専門知識が必要です。そのため、業務の自動化を実現する新しいシステム「N-SYSTEM-pay」が開発されました。

N-SYSTEM-payの開発背景

介護サービスの支払いは、原則として1～3割が利用者の負担で、残りは「国民健康保険団体連合会」からの介護報酬として支払われます。介護事業者は、介護報酬請求（国保連への請求）と実費請求（利用者への請求）という2つの請求業務を行う必要があります。しかし、請求業務にはミスが許されないため、担当者には熟練した知識と経験が要求されます。

事務職においては、請求業務以外にも多様な業務を抱えており、特に限られた期限内で請求を行わなければなりません。これにより、人材不足や担当者の退職によって業務が混乱することもあります。これを解消するために、介護施設「ケアビレッジライル温品」では、請求業務の自動化が望まれていました。

N-SYSTEM-payの特徴

N-SYSTEM-payは、主に以下の特長を持っています。

1. 業務負担軽減: 介護事務員と介護職員の業務を軽減。
2. 専門知識不要: 請求業務が属人化せず、誰でも扱いやすい。
3. カスタマイズ可能: 施設ごとのニーズに応じて柔軟に対応。
4. ペーパーレス: スピーディに請求書を作成し送付。
5. コスト削減: 初期導入と運用コストが低価格。

システム概要

このシステムの自動化が対象とするのは、主に「利用者請求」です。介護記録システム「N-SYSTEM-Care」と、kintoneで構築した実績集計アプリを連携させることで、日々の介護記録から実費を自動で集計し、PDF形式での請求書作成を可能としました。また、プログラミングの知識が不要なので、自施設に合った業務フローを構築ができます。これにより、高額な請求システムからの移行が容易です。

さらに、「ケアビレッジライル温品」では、レセプト業務を外部委託することで業務負担をさらに軽減し、請求業務の属人化を解消しました。2022年11月からの試験運用によって、手作業で行っていた請求書の集計や送付を自動化し、80％以上の業務削減に成功しています。