業務工数の可視化が生み出す新しいマネジメントの形

最近、ＮＸ総合研究所がクラウド型人事管理システム「Zoho People」を導入し、業務工数の可視化を実現した事例が注目を集めています。これは、同社が持つ業務特性上、個人の稼働状況を把握することの難しさを克服した取り組みです。今回の記事では、その経緯や導入効果を詳しく見ていきます。

Zoho People導入の背景

ＮＸ総合研究所は、コンサルタントや研究員など約60名からなる組織で、自律的に案件を進める環境にあります。このため、個人単位での業務負荷を把握することが困難でした。具体的には、業務が特定の社員に集中し、負荷の偏りが問題視されていたのです。過去には別のツールを使用したものの、運用設計が不十分で効果的なデータ活用には至りませんでした。

このような状況を打破するため、同社はZohoの製品群に着目しました。すでに「Zoho CRM」を全社導入していたことから、一定の信頼感もありました。特に「Zoho People」の工数管理機能が、個人単位での稼働状況把握においての要件を満たしていることに気づき、導入を決定しました。

運用方法と仕組みの構築

ＮＸ総合研究所は、個人の業務を可視化するための運用を徹底しています。具体的には、当日中の工数入力を促すために複数回のリマインドを行い、上長には自動フォロー通知を導入しました。このような仕組みを構築したのは、継続的なデータ活用を目指すためです。

データの活用とリソースマネジメントの進化

Zoho Peopleの導入により、個人ごとの稼働状況が数値で把握できるようになりました。それまでは感覚に頼っていたアサインの判断が、データに基づく正確なものへと進化していきました。負荷が集中している社員には、理由を確認した上で配慮をし、余力のある社員には他プロジェクトを手伝ってもらうといったリソース配分の見直しが行われています。

その結果、プロジェクトごとの見積り工数と実績工数の比較が可能になり、案件の採算面を振り返る基盤も整いました。データに基づくマネジメントの議論が活発になる中、負荷の平準化やプロジェクトアサインの見直しといった取り組みが進んでいるのです。

担当者のコメント

取締役兼ゼネラルマネージャーの井上浩志氏は、「従来は感覚に頼っていたが、Zoho Peopleを通じて誰にどの仕事が集中しているかを視覚的に把握できるようになった。これは単に管理を強化するためではなく、社員を守るための手段です」と話します。

今後は、AIが稼働の異常を察知し、早期に通知する仕組みの導入も視野に入れています。これにより、さらなる管理の効率化と社員へのフォローが実現できるでしょう。