秋田県庁が選んだ『rakumo カレンダー』の導入効果とは

秋田県庁が『rakumo カレンダー』を導入

秋田県庁は、業務効率化と生産性向上を目指し、全庁でGoogle Workspaceを導入しました。その中で、特に注目されたのが『rakumo カレンダー』です。このツールは、 Google カレンダーの標準機能にはない、組織階層型の表示や高度なスケジュール調整機能を持っています。これにより職員の利便性を高め、業務生産性を大きく向上させることが期待されています。

導入の背景

秋田県は、現在、深刻な人口減少に直面しており、将来的な行政サービスを支える人材の確保が厳しくなることが予想されています。こうした状況に対処するため、庁内外のコミュニケーションを円滑にし、行政業務を効率化することが求められています。この目的を達成するため、秋田県は都道府県として初の試みとして、全庁でのGoogle Workspace導入を決定しました。

ただし、導入過程での1つの課題がスケジュール管理でした。従来使用していたグループウェアでは、組織単位での職員管理・検索が行われていたため、Google カレンダーの標準機能だけではその再現が難しく、スムーズな定着が懸念されていました。この課題を解決するために、rakumoの導入が決まりました。

導入の決め手

rakumo カレンダーを選んだ最大の理由は、「組織階層に基づくユーザー管理・検索」が可能であることです。この機能によって、職員は慣れ親しんだ操作性を維持したまま新しいツールに移行できるため、スムーズな適応が期待されます。また、rakumo カレンダーは直感的で使いやすいUI/UXが特長であり、移行に伴う混乱を最小限に抑えることができます。

導入による効果

実際に導入してみると、特別な研修を行うことなく、職員はマニュアルの配布のみで自律的にrakumo カレンダーを使いこなすことができました。これにより、現場への定着がスムーズに進みました。

rakumo カレンダーの特徴的な機能の1つに、組織階層に基づく表示があります。これによって、異なる部署の職員をまとめて表示する「カスタムグループ」機能により、各部門間の情報共有や連携が円滑に行えるようになりました。

加えて、会議の日程調整が大幅に効率化され、参加者の空き時間を瞬時に検索・特定できる機能が搭載されています。この機能により、Google Meetの発行や資料共有もrakumo カレンダー上でスムーズに行えるため、会議関連の業務負荷が大きく軽減されました。

今後の展望

将来的には、旧グループウェアに残っている会議室予約をGoogleリソースへ移行し、対面とオンラインの予定管理をrakumo カレンダーで一元化する予定です。また、公用車などの設備予約についても、自動化を強化し、職員による手作業での確認作業を減少させる計画です。現在、機能評価を行っており、評価の完了後は本番運用が始まります。