建設技術研究所が技術開発プラットフォームで業務効率を実現

過去の業務運用からの脱却

株式会社建設技術研究所（CTI）は、全国のインフラ整備や都市計画に特化した総合建設コンサルタントです。これまで、約1,500社の協力会社を通じて様々なプロジェクトに携わってきました。特に、毎月30件から40件もの新規登録が行われる中、紙と郵送による申請プロセスは煩雑であり、多くの課題を抱えていました。

従来は、協力会社が必要書類を郵送し、技術部室が社内ワークフローで承認を行う方式でした。このプロセスでは、添付書類の不備や未記入による差し戻しが頻発し、両者に多大な負担を強いていました。また、紙の管理は情報の共有や迅速な活用を難しくし、BCP（事業継続計画）の観点からも見直しが迫られていました。これを受けて、CTIは「SPIRAL ver.1」というローコードプラットフォームに注目。柔軟なカスタマイズや高いセキュリティ性が評価され、導入が決まりました。

新たなシステムの導入での効率化

新たに構築された「CTI協力会社登録システム」では、協力会社の情報をオンラインで収集・管理できます。新規登録時には、CTIの技術部室担当者が協力会社の担当者メールアドレスを登録し、必要な情報を入力するよう案内メールが送信されます。これにより、従来の手書きや郵送といった手間は一切なくなり、協力会社も簡単に申請手続きができるようになりました。

入力が完了すると、技術部室担当者に通知が届き、申請内容をPDF形式で一括ダウンロードできます。このデータは社内ワークフローによって承認され、システムに入力し登録を完了します。また、登録後は協力会社にも完了の通知が行われ、自分のマイページから情報の更新が可能となります。これにより、常に最新の情報が管理でき、効率的な情報共有が実現しています。

導入による具体的効果

1. 業務工数の削減
協力会社登録業務のオンライン化により、CTIおよび協力会社双方の業務工数が大幅に削減されました。これまで必要だった郵送作業や押印作業がなくなり、業務が一元化されました。

2. 情報管理の効率化
協力会社の登録情報がシステム上で一元管理できることから、情報の取り扱いが被重なりにくくなりました。手間のかかるデータの再入力が不要になったことで、大幅な業務効率化が達成されました。

3. スピーディーな情報共有
協力会社専用のマイページが提供されたことで、情報更新が簡単になり、CTIにも情報が同期されます。これにより双方の対応負担が軽減され、迅速な対応が可能となりました。

今後の展望

CTIは、今後も「SPIRAL ver.1」を活用し、業務のさらなる標準化やオンライン化を進めていく予定です。また、電子契約システムとの連携やビジネスモデルの拡充を図ることで、データの利活用を促進し、顧客との取引ではマイページ上で完結できる機能の拡張にも取り組んでいくとのことです。

「SPIRAL」がもたらすデジタル化及び業務効率の向上に期待が寄せられています。今後もこのプラットフォームが多くの企業にとって信頼できる選択肢となることでしょう。