宿泊施設の問い合わせ管理が進化！talkappiの新機能が便利さを向上

宿泊施設の対応履歴を見える化！新機能が登場

株式会社アクティバリューズが展開する「talkappi」は、宿泊施設向けのオールインワンホスピタリティクラウドとして、宿泊や観光に関連する多様なサービスを提供しています。そんな中、特に注目される新機能「メール連絡の記録・管理機能」が、2025年7月25日から本格提供を始めるというニュースが発表されました。これにより、宿泊施設の問い合わせ対応がいかに進化するのでしょうか。

新機能「メール連絡の記録・管理機能」とは

「talkappi INQUIRY」では、宿泊施設における予約後の要望や質問を簡単に受け付けるためのフォームを提供してきました。これまでのシステムでは、メールでの問い合わせがあった際にその内容が指定のメールアドレスに送信され、その後担当者がメールまたは電話で一つ一つ対応していました。しかし、これにはいくつかの課題も存在しました。

- 管理画面では申込内容と手動で更新するステータスしか確認できず、
- どの担当者が、どのように対応したのかを把握するためには、メールを個別に確認しなければならなかった。
- 担当者が不在の場合や業務の引き継ぎ時には、情報の共有や対応の漏れが発生してしまうリスクもありました。

こういった課題を解決するために開発されたのが「メール連絡の記録・管理機能」です。これにより、業務の効率化とサービス品質の向上が期待されています。

「メール連絡の記録・管理機能」でできること

1. 対応履歴の一元化と共有

新機能の導入により、管理画面で過去の問い合わせ内容や対応履歴を確認できるようになります。スタッフは過去のメールを参照しながら迅速に返信メールを作成でき、チーム内での協力が進みます。また、ゲストとの連絡履歴は自動的に時系列で記録され、複数のスタッフで情報を共有することが可能です。

2. いつものメールソフトで対応可能

「メール連絡の記録・管理機能」はGmail、Outlook、Thunderbirdなどの主要なメールソフトに対応しています。これにより、従来の業務フローを変更せずに、履歴の一元管理が実現します。

3. その他の対応も記録可能

このシステムでは、電話での対応や確認事項もメモとして登録でき、誰がどのように対応したかが一目で分かるようになります。これにより、チーム全体での情報の透明性が向上し、スムーズな運営が実現されます。

生成AIによるさらなる進化も期待

さらに、「talkappi」では生成AI技術を駆使した「メール返信内容の自動生成」機能も開発中です。この機能により、過去のやり取りやFAQ情報をもとにAIが自然な返信文を生成し、スタッフの対応時間を短縮することが期待されています。

人手不足でも高いサービス品質を維持

「メール連絡の記録・管理機能」は、スタッフの入れ替わりや不在時でもスムーズな対応を可能にし、高いサービス品質を確保するための強力なサポートとなるでしょう。この機能により、問い合わせ対応の見える化が進み、業務効率の向上とゲスト満足度のバランスが取れるはずです。

株式会社アクティバリューズについて

今回の新機能は、株式会社アクティバリューズが宿泊施設や観光業界に特化した「talkappi」によって実現しました。2016年の設立以来、同社は宿泊業界のデジタル化を推進し、テクノロジーの力で「おもてなし」を支える新たなサービスの提供に取り組んでいます。

今後の機能拡張とともに、観光・宿泊業界の課題解決とゲストエクスペリエンスの向上にますます注目が集まることでしょう。