行政のAI活用を加速する新しいプライベートナレッジ管理システム

最近、行政業務の効率化を目的とした生成AI「QommonsAI」が新たにパワーアップし、注目を集めています。このシステムを提供するのは、東京都港区に本社を置くPolimill株式会社。2026年4月に発表された新しい「プライベートナレッジの新階層構造」機能は、特に地方自治体が抱える情報管理の課題を解決するために設計されています。

自治体共通の課題「ナレッジが使えない」理由

多くの自治体では、情報が部署ごとに分散しているために、過去の知見が埋もれ、効果的に活用できていないのが実情です。文書を検索しようにも、必要な情報にアクセスできず、AIを活用したくても「どのデータをどう整理すれば良いのか」がわからないという声が広がっています。AIの最大の効果を引き出すためには、整理されたナレッジが不可欠であり、そこで新階層構造の持つ力が重要になります。

整理されたナレッジが業務を変える

新しいプライベートナレッジは、最大5階層のフォルダ構造を持つ「ドライブ・フォルダ階層型」の基盤によって、文書を体系的に整理します。これにより、目的や部門に応じた迅速な情報へのアクセスが実現されます。提供されるドライブは3種類あり、各々の用途によって使い分け可能です。

楽々RAG機能で簡単アップロード

特に注目すべき機能が「楽々RAG」です。この機能を使えば、庁内のファイルサーバーにある文書を、元のフォルダ構造を維持したままQommonsAIにアップロードすることができます。これにより、情報整理の手間を大幅に減少させ、すでに存在する業務資産をそのままAI対応に変換できます。アップロード後は、特定のフォルダのみを参照することも可能であり、文書がAIの回答を支える貴重な情報資産に生まれ変わります。

アクセス権限管理の重要性

情報の整理だけではなく、アクセス権限の管理も同様に重要です。新階層構造では、3段階のユーザーロールを導入し、部署や業務ごとに文書のアクセスを細かく制御できます。例えば、人事関連の文書は人事部のメンバーのみがアクセスできるように設定され、防災関連の文書は危機管理部門と関連部署に共有されます。これにより「情報の共有と制限を柔軟に」といった運用が可能になります。

誤操作のリスク管理

万が一、文書を誤って削除してしまった場合でも、ゴミ箱機能が設けられているため、一定期間の保管と復元が可能です。また、誤操作による情報損失を防ぐために、親フォルダに応じた自動復元機能もあります。さらに、基礎自治体には100GB、広域自治体には300GBの無料RAGストレージが提供され、無追加費用で「ナレッジが使えるAI」として利用可能です。

AIへのクオリティを高める整合性

整理されたナレッジ構造は、AIによる検索・参照の精度を高めます。ユーザーはフォルダ単位で情報範囲を絞り込み、さらに情報源の提示機能もあり、エビデンスに基づく判断を支援します。このような整合性がもたらすのは、誰がどの資料を根拠にしているかが明確になることであり、業務における意思決定がより確かなものになるのです。

進化が続くQommonsAI

Polimillが手がけるQommonsAIは、国内外の法律や政策、自治体事例など、数千万件のデータを活用しており、全国700以上の自治体で約25万人が使用しています。迅速な導入研修と顧客要望への敏速な対応を武器に、進化を続け、新しい行政のスタンダードを確立しつつあります。公式サイトでは、詳細情報を閲覧できますので、興味のある方はぜひ訪れてみてください。

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