サークレイスが三菱自動車のBPRを支援日本通運と連携し業務効率化を実現

サークレイス、三菱自動車の海外人事事業を支援

プロジェクトの概要

サークレイス株式会社は、日本通運と協力し、三菱自動車工業株式会社の海外人事業務における業務プロセス改革（BPR）を支援しました。本プロジェクトでは、サークレイスが提供する海外人事労務に特化したクラウドサービス「AGAVE」と、日本通運が展開する「ＮＸ海外赴任ワンストップサービス」を連携させ、同社の海外赴任業務において業務の標準化と可視化を実現しました。

業務の効率化とリスクの軽減

以前の手法では、Excelやメールでの分散管理が行われており、情報の属人化や情報漏えいリスクが懸念されていました。新たに導入されたサービスにより、ビザ申請の遅延をゼロにし、進捗確認にかかる時間を75%削減することができました。これにより、業務が一元管理され、関係者が安心して情報を確認できる環境が整いました。

背景と課題

三菱自動車は、現在17カ国に31拠点を持ち、250名以上の海外駐在員を派遣しています。従来の手続きは外部パートナーに委託されており、機密情報の漏洩リスクが常に考慮されていました。また、様々な媒体に保管された書類へのアクセスが難しく、業務が滞る要因ともなっていました。特にビザ申請業務は特定の担当者に依存しており、進捗管理もExcelベースで行われていたため、円滑な業務運営が阻害されていました。

導入の進め方

三菱自動車は、これらの問題を解決するために、「AGAVE」と「ＮＸ海外赴任ワンストップサービス」の導入を決定しました。導入の背景には、業務の標準化と可視化を実現したいというニーズがありました。サークレイスの海外人事DXコンサルティングサービスにより、国ごとの異なる手続きやフローを理解し、標準化を進めることが可能になりました。

主な成果と効果

今回の導入による主な成果は以下の通りです。

- ビザ申請の遅延ゼロ: 赴任者と帰任者が安心してスケジュールを立てられる環境が整いました。
- リアルタイムの進捗可視化: 関係者が同じ情報を持つことで、定例会議の頻度と時間を大幅に短縮しました。隔週1回の会議が月1回30分に減少しました。
- ヒューマンエラーの抑止: 書類の誤送信や取り違えを防止し、情報セキュリティが強化されました。
- 属人化の解消: AGAVEを通じて手続きや必要書類がテンプレート化され、引き継ぎが容易になりました。

三菱自動車人事本部のコメント

三菱自動車の人事本部からは、「サークレイスと日本通運のサービスを組み合わせたことで、ビザ申請の遅延はなくなり、進捗もリアルタイムに把握できるようになった。駐在員の意識が積極的に変化している」とのコメントが寄せられています。さらに、導入コストが外部委託費用とほぼ同水準であるにもかかわらず、業務品質が向上したことに大きな意義を見出しています。