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メイクリープスが新たに提供するPDF一括送付機能

クラウド型請求管理ソフトを提供するメイクリープス株式会社が、在宅ワークのニーズに応えるための新機能「PDF一括送付機能」を2023年2月25日にリリースしました。この機能は、中小企業が在宅勤務を行うにあたって直面する書類の郵送業務を簡素化し、効率化することを目的に開発されました。

PDF一括送付機能とは？

PDF一括送付機能では、他のシステムで作成したPDF書類を『MakeLeaps』に取り込み、そのまま郵送代行や電子送付を行うことができます。これにより、在宅勤務を行っている企業でも、印刷や郵送の手間を省くことができるようになります。新型コロナウイルスの影響で、在宅勤務が推奨される中、大企業と比べて中小企業での実施率が低いことが指摘されており、この機能はその改善に寄与することが期待されています。

在宅勤務実施率の現状

東京商工リサーチの調査によれば、在宅勤務を実施している企業の規模別割合は、大企業が33.7％に対し、中小企業は14.1％と、大きな開きがあります。この実施率の差は、根強い紙文化の影響などが原因とされています。そこで、新たなPDF一括送付機能を活用することで、紙書類の郵送を社外からでも行えるようになり、在宅勤務の実現を助けます。

新機能の具体的な内容

この新しい機能には、次のような利点があります：
1. アップロード結果の検索機能：アップロードしたPDF書類を取引先名やファイル名で検索できるようになります。
2. 画面デザインの変更：アップロード画面と結果確認画面をタブで簡単に切り替えられるようになり、ユーザビリティが向上します。

従来の『MakeLeaps』では、他のソフトウェアで作成したPDF書類を単独で送付することはできませんでしたが、この新機能によりその制限が解消され、販売管理システムや会計管理システムで作成したPDF書類も一括で取り込むことが可能になります。

利用シーンでの具体例

例えば、販売管理システムで作成した在庫一覧のPDFを、通常の請求書と一緒に送る必要がある場合、従来は手間がかかる作業が求められていました。しかし、PDF一括送付機能を使うことで、簡単に在庫一覧のみを送付できるようになります。さらに、見積書は『MakeLeaps』で作成しながら、請求書は別形式で送付する場合にも、PDF一括送付が役立ちます。

紙文化の改善と郵送代行サービス

電子帳簿保存法の普及に伴い、書類の電子化の期待が高まっていますが、未だに紙文化が根強く残っています。郵送代行機能を利用することで、印刷や投函作業を外部に委託し、担当者の業務負担を軽減することが可能です。『MakeLeaps』では郵送代行が標準搭載されており、費用は1通148円です。

結論

『MakeLeaps』は、請求書作成から郵送・管理を一元化することで、中小企業のテレワーク環境改善に貢献していくことを目指しています。新たなPDF一括送付機能は、在宅勤務推進を支援し、効率的な業務運用を実現するための大きな一歩となることでしょう。これからも、メイクリープスの進化に注目していきたいですね。

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