名寄市立総合病院がBtoBプラットフォームを導入し業務効率化を実現

名寄市立総合病院がデジタル化を実現

名寄市立総合病院は、株式会社インフォマートの「BtoBプラットフォーム請求書」を導入し、業務のデジタル化に成功しました。この取り組みは、従来の紙ベースの請求書の処理を見直し、効率化することを目的としています。導入に際しては、経理係の課題を徹底的に分析し、新たなソリューションを日常業務に組み込む形で進められました。

導入背景と課題

名寄市立総合病院の経理係は、院内の医療事務以外の事務処理を担当し、限られたメンバーで多様な業務に従事しています。毎年、支払伝票は4,000〜5,000枚、請求書を合わせると年間およそ20,000枚にも達し、保管するための紙ファイルは重さ約85キログラムにも及びます。このように膨大な紙を扱うことで、業務負担が大きく、さらにはヒューマンエラーのリスクも常に抱えていました。

特に、月末には膨大な量の帳票を運び、審査や処理に多くの時間を要することが大きな問題でした。これらの課題を解消するために、経理係はデジタル化を強く望んでいました。

導入の決定要因

BtoBプラットフォーム導入の主な決め手は、請求書の効率的なデジタル化と、その際に紙ベースの稟議・承認フローも見直す必要がありました。デジタルでのやり取りが可能になれば業務効率も改善されると判断し、複数のシステムとの連携が可能で、コスト対効果の高いものを模索しました。

また、請求書発行者の誤記入を簡易に確認し、修正できる点も評価され、労力を大きく軽減することが期待されました。BtoBプラットフォームには、機械学習機能が搭載されており、入力情報を学習し、次回以降の処理がスムーズになる仕組みが整っています。

導入の成果

BtoBプラットフォームの導入を受け、名寄市立総合病院では年間1万2,000枚の請求書をデジタル化し、業務負担が顕著に軽減されました。具体的には、定期的に紙でやり取りしていた取引先の6割がデジタル化を進め、残りの4割についても、紙媒体の請求書を電子保存することで、保管と運搬の手間を大幅に削減しました。

重量も約85キログラムから37キログラムに減少し、年間でおよそ48キログラムのペーパーレスを実現しました。また、月末の時間外業務を大幅に減らすことに成功し、今では基本的に残業もなくなり、業務はスムーズに進行しています。

今後の展望

名寄市立総合病院は、これにとどまらず、さらなるデジタル化を推進し、限られた資源の中でも効率的に業務を遂行していく考えです。バックオフィス業務をスマート化し、少数精鋭での運営を目指す意向があります。これからは、業務フローの一元化を進めていくとともに、BtoBプラットフォームの利用率向上を図り、持続可能な運営体制を構築していく方針です。

名寄市立総合病院は、これを製品・サービスの効率化へとつなげ、より良い医療サービスを提供し続けることで地域に貢献していくでしょう。