大学支援サービス革新！科研費伝票処理を支える新たな取り組み

近年、大学の研究環境は多様な課題に直面しています。特に、科研費の伝票処理業務は、教職員にとって大きな負担となっているのが現状です。そこで、ハーモニープラス株式会社が提案する新たなサービスが注目されています。これは、アジャイル型のBPaaS（ビジネスプロセス・アズ・ア・サービス）を基に、大学の業務を支える革新的な方法です。

問題の背景

大学では、来年度の科研費の獲得や、研究力の向上が求められていますが、同時に伝票処理の煩雑さや人材不足、コンプライアンスの遵守が難しくなるなど、非常に多くの課題があります。これにより、教職員は日々の業務を遂行する中で、必要な書類を整えたり、内部の承認を得たりするために多大な時間を費やさざるを得ません。

たとえば、伝票入力作業はよく属人化しており、職員が異動や休暇を取った際にその業務が滞ることがあります。また、研究費執行ルールの理解のずれや制度改変により、ルールの徹底が困難になっています。さらに、縦割り組織ゆえの複雑な承認フローが問題を一層深刻にします。こうした課題は、教員と事務職員の間で多くの確認作業を必要とし、その結果、コンプライアンス違反のリスクを招くことにもなります。

ハーモニープラスの提案

1. 作業の可視化と分析

ハーモニープラスでは、まず現状の作業や承認フローを可視化し、問題の分析を行います。これにより、全関係者が共通認識を持ちやすくなります。

2. 部署間の横断的な協力

第三者の視点で、関係部署を横断的に巻き込み、現状の課題を洗い出すことで、よりクリアな解決策を導き出します。

3. 新たな運用フローの構築

AIやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を取り入れた、新たな運用フローを再定義します。これにより、業務の効率化が図られます。

4. アジャイル型のダイナミックな開発

スピーディーかつ柔軟なアジャイル開発を通じて、必要な機能を迅速に提供し、業務の精度向上に寄与します。

5. イレギュラーにも対応

ツールだけでは解決できないイレギュラーな問題には、専門のスタッフが対応し、細やかな支援を行います。

機能の紹介

この新しい支援基盤は、以下の機能を備えています。

- ミスを防ぐ入力テンプレート：伝票の入力テンプレートは、ミスを起こさない設計となっています。
- AI-OCRによる自動チェック：AI-OCRを使用して自動的に伝票チェックを行います。
- 過去実績に基づくチェック：研究費執行ルールに基づく、十分なチェック機能を備えています。
- 自動ガイドシステム：申請に必要なルールやシステムを自動でガイドします。
- サポートデスクの設置：予算執行に関するサポートデスクを設けて、いつでも相談できる環境を整えています。

導入の効果

このシステムを導入することで、以下のような効果が得られます。

- 最大70%の時間削減：伝票作成や確認にかかる時間を大幅に短縮できます。
- ミスの減少：入力ミスや記載漏れによる差し戻しが劇的に減少します。
- 教職員の負担軽減：繁忙期における事務職員の負担を軽減し、効率的な業務運営が可能になります。
- 標準化されたフロー：新人職員でも安心して業務を行えるフローが構築されます。
- 本来の活動への集中：教員は研究や教育活動に、より多くの時間を充てることができるようになります。

今後の展望

ハーモニープラスは、今後も大学固有の伝票様式や科研費以外の外部資金への対応を進め、柔軟にカスタマイズ可能なサービスを展開していく予定です。そのためには、各大学の特性や体制を尊重しながら、持続可能なパートナーシップを築いていくことを目指しています。

大学の業務を支えるための新たな取り組みは、教職員にとっても学生にとっても、より良い研究環境を提供するために重要です。ハーモニープラスのサービスを通じて、大学の研究活動が一層充実したものになることが期待されます。

【お問い合わせ先】
ハーモニープラス株式会社
URL：https://www.harmony-plus.co.jp/
住所：東京都千代田区二番町7-5
TEL：03-6261-5172
お問い合わせ：https://www.harmony-plus.co.jp/contact/index.php