社労士事務所の電子化が求められる理由と新たな解決策とは？

近年、私たちの生活はさまざまな場面で電子化が浸透し、ペーパーレス化が進行しています。マイナンバーカードやバーコード決済に代表されるように、デジタル化の流れは私たちの日常生活に欠かせないものとなりました。しかしながら、社労士事務所では依然として紙面でのやりとりが主流であり、業務の煩雑さや人為的なミスが頻発している現状があります。

社労士事務所の業務の課題

最近、株式会社日本シャルフが実施した「社労士事務所の業務の電子化」に関する調査において、社労士事務所に勤務している方々の苦労が明らかになりました。調査結果によれば、社労士事務所で特に負担と感じられている業務は、「細かいExcel入力作業」（33.2%）と「書類整理」（22.4%）です。これに続いて、「書類作成」（18.6%）や「複雑な試算表の作成」（12.0%）が続き、日々の業務が如何に煩雑であるかが浮き彫りとなりました。

具体的なエピソードとしては、深夜までExcel作業に追われ、うたた寝してしまいデータを消してしまったという声や、書類の整理が大変でキャビネットの中身をいつも間違えてしまうという意見が寄せられました。こうした苦労を抱える社労士事務所では、業務を効率化する必要が求められています。

電子化への強いニーズ

調査の中では、業務の効率化に向けた改善点として約半数（49.5%）が「ペーパーレス化」を挙げ、次いで「Excelではなく専用システムを導入する」（36.2%）という回答が目立ちました。これは、紙の書類で業務を進めることがいかに非効率であるかを象徴しています。更に、なぜ業務の改善が求められるのかという理由としては、「効率化のため」（51.1%）や「時間・コスト削減のため」（32.0%）, 「ミスなく対応するため」（15.4%）が挙げられ、電子化の導入が多くの社労士にとって急務であることが分かります。

電子申請の義務化に備えた準備

2020年4月から、特定の法人事業所に関して社会保険・労働保険の一部手続きが電子申請として義務化される予定です。このことを認識している社労士事務所の職員は約7割に上りますが、実際に電子化に対する不安や抵抗感も多く見受けられます。正しい準備を進めずに義務化直前に慌ててシステムを導入するよりも、今の段階からシステムを比較検討し、自社に合ったものを導入することが重要です。

電子化の持つさまざまなメリット

デジタル化には個人情報の管理やデータ破損などのリスクもありますが、それを上回るメリットが多くあります。主な利点として、業務負担の軽減、環境への配慮、資料の印刷コスト削減、そして強固なセキュリティ等が挙げられます。また、近年では社労士業務を支援する便利で安全性の高いシステムも登場しています。
さらに、社労士事務所での電子管理が進む未来はそう遠くないでしょう。業務の効率化を進めたい社労士事務所には、今こそシステム導入を促すチャンスです。

効率化を実現する「esia-zero」

株式会社日本シャルフが提供する「esia-zero（イージア・ゼロ）」は、直感的な操作性を持ち、人事・労務管理業務の効率化と時間短縮を実現する画期的なシステムです。このシステムを用いることで、ほぼ全ての手続きが簡単に行えるようになります。社労士事務所において人為的ミスを削減し、さらに社員のモチベーションを向上させる効果も期待でき、多くの事務所から支持を受けています。繁忙期の業務負担を軽減し、新規顧客の獲得につなげるためにも、業務効率が大幅に向上する「esia-zero」の導入を検討してみてください。