北海道斜里町がRPA導入で請求書処理を効率化する取り組み

北海道斜里町がRPA導入で業務効率化

北海道の自然豊かな地域に位置する斜里町。ここでは世界自然遺産にも登録されている知床があり、その美しい自然を保護しつつ、行政業務の効率化を進めています。その一環として斜里町役場は、株式会社インボイスが提供する経理効率化サービス「Gi通信」を導入し、業務のDX（デジタル・トランスフォーメーション）を進めています。

従来の紙文化が抱える課題

導入以前、斜里町役場における通信費の支払業務は、他の多くの自治体同様、紙の請求書に依存していました。各学校や保育園、支所で受け取る請求書は、担当者が確認後に“支出命令書”を手作業で起票し、本庁舎に提出するという流れで運用されていました。この手順では、毎月約110枚もの請求書を取り扱う必要があり、作業の手間は膨大でした。

特に問題だったのは、地理的な制約です。本庁舎から約40km離れたウトロ支所では、発行した伝票を本庁まで物理的に運搬しなければならず、時間と労力を要しました。また、斜里町特有の89種類にも及ぶ複雑な予算科目分けが業務をさらに難解にし、作業の負担を増大させていました。データ活用が進まない中で、今後の人員減を考慮すると、現行の業務プロセスを維持するのは難しいという危機感が高まりました。

導入の決断：コスト面と信頼関係

こうした課題を解消するため、斜里町役場は以前からRPAを活用し、業務の自動化を模索していました。しかし、請求書が紙であることが障害で、十分に活用できないジレンマが存在しました。そんな中、北洋銀行からの紹介でインボイス社の請求書一括サービスを知ることになり、その導入を決意しました。コスト面でも競合に比べ優位であったため、限られた予算の中で最大限の効果を求める自治体にとって、申し分ない選択肢となりました。

導入後の変化：業務自動化と効率化

「Gi通信」の導入後、斜里町役場はこれまでバラバラに届いていた請求書を一つに集約し、毎月1回まとめてCSVデータを受け取る形式に変わりました。このCSVデータを基に、既存のRPAが自動で支払伝票を起票。また、複雑な予算科目の仕分けも自動化され、業務の負担は大幅に軽減されました。

担当者は、「セルフで設定した過去の電話番号をキーにして、自動的に勘定科目が振り分けられるようになりました。これにより、ヒューマンエラーが無くなり、品質の向上も実現しました」と胸を張ります。月間16時間の業務時間削減も実現し、同役場が目指していたDXは見事に達成されました。

斜里町役場の未来に向けて

斜里町役場は、RPAとの連携を通じた業務効率化によって、今後も行政業務の質を高めていくことでしょう。ペーパーレス化が進む中、地方自治体におけるデジタル化の重要性は増しており、斜里町のこの取り組みは、他の自治体にとっても一つのモデルケースとなる可能性があります。地域住民にとっても、効率化された行政業務は、より迅速で正確なサービス提供につながることが期待されます。